一、采购过程中的电子系统
1、信息与通信技术的影响
对采购职能而言，互联网提供的好处：
- 可选的供应商范围更广；
- 节约采购成本；
- 为降低库存和提高库存周转率提供支持，因为互联网的高速度与响应性；
- 共享数据信息，从而改善和协调供应链关系。
2、采购与供应链过程自动化的好处
采购过程自动化除了降低成本外，还有下列好处：
- 提高整个内部和外部供应链的信息沟通与透明性；
- 数据输入、处理和传递更准确。
- 缩短采购周期和前置期；
- 改善供应商关系；
- 实时信息，支持计划、决策和催货；
- 降低欺诈的风险；
- 改进管理信息、决策与反馈。
3、采购与供应链过程自动化的缺点
- 资本投资高、建设成本高；
- 初始学习成本高；
- 可靠性问题；
- 兼容性问题；
- 道德问题：自动化后可能需要裁员；
- 数据安全风险。
二、电子供应源搜寻
定义：使用互联网对如何以及从哪里获得服务或产品进行决策和制定战略。
电子供应源搜寻工具：
- 电子商品名录；
- 供应商门户网站与市场交流网站；
- 电子招投标；
- 电子拍卖；
- 在反向拍卖中，采购方提出需求规格，供应商提交竞争性报价；
- 在线供应商评估数据：第三方报告、客户反馈、市场情报工具等；
1、供应市场信息
使用互联网识别潜在供应商的优缺点：
| 优点 | 缺点 |
|---|---|
| 全球的、全天候的可用信息源 | 信息量过于庞大 |
| 低成本、快递、方便的信息查询 | 信息可能不可靠/过时 |
| 一般而言信息会频繁更新 | 很难验证信息的可靠性 |
| 可以获得有关小型的、专业的全球供应商 | 获得产品“样品”的能力有限 |
| 可以获取客户的反馈、报告、认证信息等 | 可能会带来物流风险 |
| 便于联系 | 可能会产生对发展中国家供应商的歧视 |
2、电子拍卖
好处：
- 可以消除供应商耗时的人工处理、报价邀请与比较、谈判等过程；
- 由于利用了竞争机制，可以比通过谈判节约更多；
- 采购方可以接触到来自全球的更广泛的供应商和市场信息；
- 浪费在人际交往方面的时间更少；
- 供应商有机会进入之前对他们封闭的市场，尤其是小供应商；
缺点：
- 在线拍卖是基于“零和”的：会妨碍建立协作的供应链关系；
- 供应商容易受到强迫和操纵：导致采购方失去信任与商誉；
- 可能会对供应商的绩效带来长期的不良影响，被迫进行竞争性压价；
- 可能对采购方的经济绩效带来长期的不良影响；
- 供应商可能为了低价格而降低质量和服务；
只有在不关心生产规格或所选供应商的情况下，才考虑使用追求价格最低的反向拍卖过程。对于需要协作和大量谈判的复杂产品或项目，不适合。
3、电子供应源搜寻的潜在好处
好处如下：
- 降低成本：提高效率；
- 发展最佳实践：一致和透明的使用可控的程序，可以使非采购专业人士参与供应源搜寻；
- 提高质量和能力：因为全部的供应源搜寻和管理过程都是透明的；
- 缩短供应源搜寻的周期；
- 改进培训与效率。
英国政府商务办公室（OGC）指出了公共部门使用电子供应源搜寻的好处：
| 好处 | 解释 |
|---|---|
| 过程效率更高 | 减少用于招投标及合同管理的时间与精力；减少文书工作；减少人为错误 |
| 合规性 | 例如地方政府的“效率审查”等有关规定 |
| 节约成本 | 降低招投标的直接成本：进行对比的效率更高，通过竞争实现节约 |
| 有利于协作 | 易与不同部门和不同地区的采购人员展开协作 |
| 便于集中战略问题 | 使采购人员集中于增值和战略性活动，而不是事务性工作 |
四、电子订单
1、电子商品名录
优点：可以高效率和成本有效的采购货物和服务；
缺点：缺乏人员交流。
2、桌面采购系统
一旦电子请购得到确认，采购方可以选择指定的供应商，系统即可立即生成采购、会计、通知、收货和验收等文件。
3、自动订购
如果与已批准的供应商已经签署了框架合同，由MRP、ERP、EPOS或电子库存管理系统触发请购，则可以在没有人为干预的情况下自动生成订单。
4、电子合同
- 可以高效的和灵活的对标准合同模板进行修改；
- 更好的控制保密性；
- 更好的控制合同的更改、变更和版本管理；
- 可以与合同管理数据库集成。
五、电子采购到付款
借助下列工具，P2P周期中所有阶段都可以实现自动化：
- 电子数据交换（EDI）：以标准化的电子格式进行交易文件的交换；
- 在线跟踪：使用GPS或RFID标签，能够跟踪货物的位置与进展；
- 例外情况下的催货：能够跟踪交易、合同和送货的进展；
- 收货与检验：能够扫描收到的货物，自动记录和分发收货数据；
- 电子支付：对于验收满意的订单自动生成发票；电子转账支付；
- 合同管理系统：生成电子合同，报告绩效，合同更新与版本控制等；
- 数据库信息：集中存储与管理有关供应市场、客户、供应商绩效等方面的数据。
电子P2P的好处：
- 精简和改善系统的工作流，不仅可以降低成本，还可以改善现金流，提高响应速度；
- 改进与供应商的沟通；
- 减少了与数据输入、传输和加工相关的差错率；
- 采购和财务从事务性工作中解放出来，专注于关键领域；
- 该系统保证了程序的一致性、合规性和可控性，降低风险。
六、电子支付
1、电子合并发票
是一份电子文件，需要时可以自动填写；
2、自动发票匹配
输入到系统的电子发票与相应的订单及收货信息进行匹配，以便能自动支付；
3、评估的收据结算(自动记账)
使供应商不必提交打印的发票。
收货或确认服务交付被登录到采购方的系统后，触发生成收据文件，然后付款。
七、采购卡
类似购物卡，由公司发给经常进行自主决定的、特殊的或进行低价值采购的员工。
每个员工都有一个代码，并设定支出权限。
八、电子招投标
电子招投标对供应商的好处：
- 电子招投标提供了一个访问和浏览所有招标机会与信息的单一联系点。
- 电子招投标让中小企业和国际供应商也能得到同等机会通过互联网参与招标流程 。
电子招投标的缺点：
- 不了解技术诀窍、没有相关设备的供应商的访问受到限制，无法以电子化的方式竞标。
- 在招标过程中需要分享商业信息和知识产权，这当中涉及到安全问题。
- 购买专用设备、软件、人员培训等诸如此类的初期投资成本过大。