PMP4.项目整合管理4.7结束项目或阶段

4.7 结束项目或阶段

• 结束项目或阶段是终结项目，阶段或合同的所有活动的过程。
• 本过程的主要作用是，存档项目或阶段信息，完成计划的工作，释放组织团队资源以展开新的工作。
• 它仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。
• 在结束项目时，项目经理需要回顾项目管理计划，确保所有项目工作都已完成以及项目目标均已实现。
• 项目或阶段行政收尾所需的必要活动包括（但不限于）：
  • 为达到阶段或项目的完工或退出标准所必须的行动和活动，例如：
    • 确保所有文件和可交付成果都已是最新版本，且所有问题都已得到解决。
    • 确认可交付成果已交付给客户并获得客户的正式验收。
    • 确保所有成本都已记入项目成本账。
    • 关闭项目账户。
    • 重新分配人员。
    • 处理多余的项目材料。
    • 重新分配项目设施，设备和其他资源。
    • 根据组织政策编制详尽的最终项目报告。
  • 为关闭项目合同协议或项目阶段合同协议所必须开展的活动，例如：
    • 确认卖方的工作已通过正式验收。
    • 最终处置未决索赔。
    • 更新记录以反映最后的结果。
    • 存档相关信息供未来使用。
  • 为完成下列工作所必须开展的活动
    • 收集项目或阶段记录。
    • 审计项目成败。
    • 管理知识分析和传递。
    • 总结经验8教训。
    • 存档项目信息以供组织未来使用。
  • 为向下一阶段，或者向生存和（或）运营部门移交项目的产品，服务或成果所必须开展的行动和活动。
  • 收集关于改进或更新组织政策和程序的建议，并将它们发送给相应的组织部门。
  • 测量相关方的满意程度。
• 如果项目在完工前就提前终止，结束项目或阶段过程还需要制定程序，来调查和记录提前终止的原因。为了实现上述目的，项目经理应该引导所有核实的相关方参与本过程。
• 整体结束的一个流程
  • 获得项目整体验收
  • 相关方满意度调查
  • 移交成果
  • 总结和记录经验教训
  • 组织过程资产更新
  • 文件归档
  • 庆功会
  • 释放资源
    

项目章程

• 项目章程记录了项目成功标准，审批要求，以及由谁来签署项目结束。

验收的可交付成果

• 验收的可交付成果包括批准的产品规范，交货收据和工作绩效文件。对于分阶段实施的项目或提前取消的项目，还可能包括部分或中间可交付成果。

商业文件

• 商业论证
  • 用于确定项目是否达到了经济可行性研究的预期结果
• 效益管理计划
  • 用于测量项目是否达到了计划的效益。

会议

• 会议用于确认可交付成果已通过验收，确定已达到退出标准，正式关闭合同，评估相关方满意度，收集经验教训，传递项目知识和信息，以及庆祝成功。参会者可包括项目团队成员，以及参与项目或受项目影响的其他相关方。会议可以是面对面或虚拟会议，正式或非正式会议。会议的类型包括（但不限于）：收尾报告会、客户总结会、经验教训总结会，以及庆祝会。
• 会议的类型包括：收尾报告会，客户总结会，经验教训总结会，庆祝会。

项目文件更新

• 可在本过程更新所有项目文件，并标记为最终版本。特别值得注意的是，经验教训登记册的最终版本要包含阶段或项目收尾的最终信息。最终版本的经验教训登记册可包含关于以下事项的信息：效益管理、商业论证的准确性、项目和开发生命周期、风险和问题管理、相关方参与，以及其他项目管理过程。

最终产品，服务或成果移交

• 项目交付的产品，服务或成果可移交给另一团队或组织，并由其在整个生命周期中进行运营，维护和支持。
• 本输出所指的正是把项目交付的最终产品，服务或成果（对于阶段收尾，则是所在阶段的中间产品，服务或成果）从一个团队转交到另一个团队。

最终报告

• 用最终报告总结项目绩效，其中可包含诸如以下信息：
  • 项目或阶段的概述。
  • 范围目标，范围的评估标准，以及证明达到完工标准的证据。
  • 质量目标，项目和产品质量的评估标准，相关核实信息和实际里程碑交付日期以及偏差原因。
  • 成本目标，包括可接受的成本区间，实际成本，以及产生任何偏差的原因。
  • 最终产品，服务或成果的确认信息的总结。
  • 进度计划目标包括成果是否实现项目所预期的效益。如果在项目结束时未能实现效益，则指出效益实现程度并预计未来实现情况。
  • 关于最终产品、服务或成果如何满足商业计划所述业务需求的概述。如果在项目结束时未能满足业务需求，则指出需求满足程度并预计业务需求何时能够得到满足。
  • 关于项目过程中发生的风险或问题及其解决情况的概述。
  • 用最终报告总结项目绩效。

组织过程资产更新

• 需要更新的组织过程资产包括（但不限于）：
  • 项目文件
    • 在项目活动中产生的各种文件，例如项目管理计划，范围文件、成本文件、进度文件和项目日历，以及变更管理文件。
  • 运营和支持文件
    • 组织维护、运营和支持项目交付的产品或服务时所需的文件。可包括新生成的文件，或对已有文件的更新。
  • 项目或阶段收尾文件
    • 项目或阶段收尾文件包括表明项目或阶段完工的正式文件，以及用来将完成的项目或阶段可交付成果移交给他人（如运营部门或下一阶段）的正式文件。在项目收尾期间，项目经理应该回顾以往的阶段文件，确认范围过程所产生的客户验收文件，以及合同协议（如果有的话），以确保在达到全部项目要求之后才正式关闭项目。如果项目在完工前提前终止，则需要在正式的收尾文件中说明项目终止的原因，并规定正式程序，把该项目的已完成和未完成的可交付成果移交他人。
    • 表明项目或阶段完工的正式文件。
    • 把可交付成果移交给他人的正式文件。
    • 如果项目提前终止，需要做如下几点：
      • 在正式的收尾文件中说明终止的原因。
      • 把已完成未完成的可交付成果移交他人。
  • 项目或阶段收尾指南或要求
    • 如经验教训，项目终期审计，项目评价，产品确认，验收标准，合同收尾，资源重新分配，团队绩效评估，以及知识传递。
  • 配置管理知识库
    • 包括组织标准，政策，程序和项目文件的各种版本及基准。
  • 经验教训知识库
    • 将在整个项目期间获得的经验教训和知识归入经验教训知识库，供未来项目的使用。
    • 把历史信息和经验教训信息存入经验教训知识库，供未来项目或阶段使用。
• 如果当前项目在收尾，又被分配了新项目，项目经理优先保证当前项目的收尾。

重点

• 项目章程的作用，谁批准，制定项目章程的输入，输出的项目章程中包括的内容。
• 制定项目管理计划的工具kick-off会议，什么时候开，目的是什么，需要谁认可。
• 指导与管理项目工作的两个重要输入，输出。
• 管理项目知识的三个要点：信任的氛围，工具，输出。
• 监控项目工作的目的。
• 实施整体变更控制的流程以及对流程的理解。
• 收尾步骤，关键的输入和输出。