【前言】IT项目的系统集成，相对于其他行业的项目，更着眼于高新技术的转化和应用，更强调人的智力在工程中的作用。文章作者与IT打交道十几年，历经IT应用系统生命周期的重要阶段，以自己的亲身经历描述采购管理。
2008年初,笔首参与了公司开发测试系统集成项目的建设,并担任该项目的项目经理。本项目的建设是为了妥善处理好公司业务创新、技术进步与可靠技术保障之间的关系,通过采购一批新的设备,建立独立的开发与测试环境,并将其与生产环境物理隔离,以实现减少发生技术故障隐患的目的
本次项目采购数额较大,且涉及的设备种类包括网络、主机、存储等多种类型和型号。因此为了保证采购的设备满足开发测试系统需求,尽量降低采购成本,保质保量按时完成系统集成项目,就必须合理运用项目管理中的采购管理理论知识,以确保项目采购的顺利成功进行。
1制定采购计划
根据采购管理理论,在采购前必须制定详尽和实施性强的采购计划,这样才能保证采购工作能按计划顺利实施。而在制定采购计划时,又可以按照以下三个步骤具体实施。
1·1采购分析
在采购分析中,主要对采购可能发生的直接成本、间接成本、自行制造能力、采购评标能力等进行分析比较,并决定是否从单一的供应商或从多个供应商采购所需的全部或部分货物和服务。采购分析在项目管理节点上,应该是项目规划和项目方案已经产出,采购需要根据方案做充分采购预算、步骤及顺序。
其过程是,分解方案,分解方案任务,列举采购元素。在这个过程中,分解要细,估算要准,否则采购就会出问题;采购不足,或者采购过量,都会带来麻烦。
在本文项目建设中,笔者首先完成了开发测试系统的详细设计方案。在设计方案中,我给出了开发测试系统的网络拓扑结构图和主机存储架构图,明确了系统架构建设的需求。另外,还在设计方案中写明了结构图中每一个网络、主机及存储设备的详细配置、性能和功能要求。
事后证明,如果不是当时方案细节分析到位,采购到的产品很可能无法满足开发测试环境的需要。[信息系统项目管理师网cnitpm.com] 因此充分的采购分析,是大型项目建设必不可少的,需要做得全面和具体。
1·2合同类型的选择
当决定需要采购时,合同类型的选择成为买卖双方关注的焦点,因为不同的合同类型决定了风险在买方和卖方之间分配。买方的目标是把最大的实施风险放在卖方,同时维护对项目经济、高效执行的奖励;卖方的目标是把风险降到最低,同时使利润最大化。
常见的合同可分为以下5种。不同合同类型适用于不同的情形,买方可根据具体情况进行选择。一般来说,其适用情况如下:
①成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本,目前很少采用;
②成本加固定费用(CPFF)合同:适合于研发项目;
③成本加奖励费(CPIF)合同:主要用于长期的、硬件开发和试验要求多的合同;
④固定价格加奖励费用(FPI)合同:长期的高价值合同;
⑤固定总价(FFP)合同:买方易于控制总成本,风险最小;卖方风险最大而潜在利润可能最大,因而最常用。
在本文项目采购中,为了便于控制总成本,降低合同风险,采用了固定总价的合同。由于本项目为集成项目,成本较为明确,实施时间较短,因此宜采用固定成本合同。
1·3采购计划编制
根据采购分析的结果和所选择的合同类型编制采购计划,说明如何对采购过程进行管理。具体包括:合同类型、组织采购的人员、管理潜在的供应商、编制采购文档、制定评价标准等
在本文项目采购中,笔者就是依据采购分析结果及所选合同类型,制定了采购计划。该计划包括以下主要内容:采购内容、采购流程、采购方式、采购时间进度计划、采购预算等。有了以上具体的采购计划和实施步骤,接下来就需要严格执行计划并将其转化为现实。
2采购过程管理
2·1询价
询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息,该过程的专业术语叫供方资格确认。获取信息的渠道有:招标文件、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。
招标文件的询价方式是最为通用和可靠的,本文项目采购就是采用该询价方式。招标文件的编写是一项复杂而细致的基础工作。其编制质量的好坏直接关系到招标工作能否正常进行,甚至影响授标后能否顺利履行合同。
故招标文件的内容应当完整、详尽,用词准确严谨,避免招标双方对文件的理解和解释产生分歧,增加评标工作量,影响招标工作的顺利进行。招标文件通常由下列文件组成:
①技术文件:设备、部件及其附件的技术条件和要求;
②商务文件:包括询价函、报价须知及供货一揽表、合同基本条件及包装、运输等。[信息系统项目管理师网cnitpm.com]
招标文件定稿前要反复推敲、审查、修改。对于关键件的选用,应在广泛了解市场及使用情况的基础上,在招标文件中予以明确设备配套关键件的规格型号及供货厂商。这样做有利于提高各投标文件的响应性,防止投标文件内容及标价差异过大,从而减少评标工作量。
本次项目采购的招标文件就是完全按照上述要求进行编写的,注明了每一台采购设备的具体配置和详细技术要求,并且对供应商的报价、供货、合同基本条件等作了详细说明。这项工作耗费了项目组采购阶段最多的时间和精力,但是这些工作都是非常值得的,它确保了合同采购设备能够满足项目实施的所有需求。
2·2供方选择
这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种:
①合同谈判:双方澄清见解,达成协议。这种方式也叫“议标”;
②加权方法:把定性数据量化,将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合评标法”。
综合评标价法是指以投标价为基础,将评定各要素按预定的方法换算成相应的价格,在原投标价上增加或扣减该值而形成的评标价格。评标价格最低的投标书为最优。采购机组、车辆等大型设备时,较多采用这种方法。
评标时,投标价格以外还需考虑的因素和折算为价格的方法,一般包括以下几个方面。
(1)运输费用。这部分由招标单位可能支付的额外费用包括运费、保险费和其他费用,如运输超大件设备需要对道路加宽、桥梁加固所需支出的费用等。换算为评标价格时,可按照运输部门(铁路、公路、水运)、保险公司,以及其他有关部门公布的取费标准,计算货物运抵最终目的地将要发生的费用。
(2)交货期。以招标文件“供货一览表”中规定的具体交货时间作为标准。当投标书中提出的交货期早于规定时间,一般不给予评标优惠,因为施工还不需要时的提前到货,不仅不会使项目法人获得提前收益,反而要增加仓储管理费和设备保养费。
如果迟于规定的交货日期,但推迟的时间尚在可以接受的范围之内,则交货日期每延迟一个月,按投标价的某一百分比(一般为2%)计算折算价,将其加到投标价上去。[信息系统项目管理师网cnitpm.com]
(3)付款条件。投标单位应按照招标文件中规定的付款条件来报价,对不符合规定的投标可视为非响应性投标而予以拒绝。但在订购大型设备的招标中,如果投标单位在投标致函内提出,若采用不同的付款条件(如增加预付款或前期阶段支付款)可降低报价的方案供招标单位选择时,这一付款要求在评标时也应予以考虑.
当支付要求的偏离条件在可接受范围内的情况下,应将偏离要求而给项目法人增加的费用(资金利息等),按招标文件中规定的贴现率换算成评标时的净现值,加到投标致函中提出的更改报价上后作为评标价格。
(4)零配件和售后服务。零配件以设备运行两年内各类易损备件的获取途径和价格作为评标要素。售后服务内容包括安装监督、设备调试、提供备件、负责维修、人员培训等工作,评价提供这些服务的可能性价格。评标时如何对待这两笔费用,要视招标文件的规定区别对待。
当这些费用已要求投标单位包括在投标价之内,则评标时不再考虑这些因素;若要求投标单位在投标价之外单报这些费用,则应将其加到报价上。如果招标文件中没有做出上述任何一种规定,评标时应按投标书技术规范附件中由投标单位填报的备件名称、数量,计算可能需购置的总价格,以及由招标单位自行安排的售后服务价格,然后将其加到投标价上。
(5)设备性能和生产能力。投标设备应具有招标文件技术规范中规定的生产效率。如果所提供设备的性能、生产能力等某些技术指标没有达到技术规范要求的基准参数,则每种参数比基准参数降低1%时,应以投标设备实际生产效率单位成本为基础计算,在投标价上增加若干金额。
将以上各项评审价格加到投标价上去后,累计金额即为该标书的评标价。筛选方法:为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。如最低价格法。独立估算:采购组织自己编制“标底”,作为与卖方的建议比较的参考点。
标底是设备的预期价格,是衡量投标单位标价的标准,是发包方财务准备的依据,也是评标的准备工作。正确确定设备标底,对筹集资金,正确选择供货单位,形成合理的合同价,都具有十分重要的意义。
招标单位根据招标文件和初步设计的要求,了解市场价格及供求关系,分类分次认真核算,做出相对准确的标底做为评标依据。标底在开标之前应严加保密,不得泄漏。否则将无法正确地对投标单位进行综合评比和优选,给评标工作造成被动,也就意味着招标工作的失败。
一般情况下,要求参与竞争的承包商不得低于三个。本次项目采购就是采用综合评标法,综合考虑了投标价、运费、交货期、付款条件、售后服务、设备性能这6个方面的价格成本后,选择了评标价最低的一个供应商。
2·3采购合同签署
选定供方后,经谈判,买卖双方签订合同。这一环节重点在于制定采购的测试、验收及售后服务的细节。详细的采购合同是今后作为项目经理综合调度的“宪法”,合同中定义不清楚或者不定义,在项目建设时,项目经理就无法控制各个供应商
从法律之外,也许可以通过人际关系或者公司合作关系,促成有效的合作。但笔者认为最直接有效的还是采购合同。在此笔者想多提一些见解。在我国的信息项目建设时,项目经理往往从技术岗位上提升上来,对市场、合同知识了解不多,我特别提醒的是,作为项目经理,这方面知识十分重要。
项目管理知识体系中,也单独分出一章合同知识。对于信息项目采购,其又添加很多专业知识在其中。对于采购的产品及服务,其功能、性能、质量、实施、部署、测试、验证、验收,每一个环节都需要详细的规定。如果说前面段落将的都是草稿,那么合同就采购计划、采购分析、采购工作说明书、采购选择结果的综合产出正式文稿就是采购合同。
笔者在提及项目采购过程中,详细做了合同制定。事后证明,这个工作十分重要。有的供应商推委责任,或者相互推委,这时就拿出合同,让他们老老实实地做事,项目才得以顺利进行。
2·4合同管理
合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程,一般包括以下几个层次的集成和协调:
①授权供应商一直以来,环境、房型、价格这些正是购房者买房时关注的重点,如今人们买房已不是只注重这些,一项新的参考指标也逐渐为购房者所接受,那就是小区的物业在适当的时间进行工作;
②监控供应商成本、进度计划 房地产物业管理价值分析和技术绩效;
③检查和核实分包商产品的质量;
④变更控制,以保证变更能得到适当的批准,并保证所有应该知情的人员获知变更;
⑤根据合同条款,建立卖方执行进度和费用支付的联系;
⑥采购审计;
⑦正式验收和合同归档。
这一部分相对比较轻松了,只要根据合同要求,监督供应商的到货时间和质量就可以了。设备到货并通过到货验收后,整个项目的采购过程就算是大功告成了。
以上就是笔者在采购管理的基本过程。但在实际应用中,也出现一些不足之处。其主要有:
①采购分析难以100%精确,还是存在一些遗漏,尚需要在实际的实施中微微调整;
②各供应商合同不能完全成为调度的“宪法”,有时需要通过谈判、相互让步。这两点在采购管理执行时,需要作为技巧来学习,以让自己的采购管理技术及技巧更加完善。
最后,笔者想说明的是采购管理是信息项目管理知识体系重要的一章。做好采购分析,明确采购内容制定采购工作说明书,同时制定采购顺序,最后还要制定好采购合同。