番茄工作法总结（问题与技巧篇1）

Topic1：活动清单

Q1：三张表格长什么样子，有哪些条目？

Q2 如何评估一个任务的番茄钟个数？

刚开始会遇到不知道如何评估个数的问题，这里面有几个方面：

1. 通过目标分析法，也就是从目标出发，通过搞清楚“怎么样才算任务完成“这个问题，理清楚完成该任务的步骤，从而预估每个步骤需要的时间。首先问自己几个问题：包括这个任务要做什么内容？达到什么效果？有什么样的产出？到什么程度认为任务已经完成？例如写一份报告，那么到产出与结束的界定很清晰，当报告文档编辑完成也就表示报告完成。但更进一步想的话，就会发现关键的问题是这份报告要包含哪些内容，如果这些内容确定了，报告也就完成了。假设报告包括现状，数据整理以及分析结论，如果每个部分需要花1个番茄钟，那么加起来就是3个番茄钟，假设中间还要最终做润色和格式调整，那么总共就需要4个番茄钟。通过这样的方式，可以比较合理的设置合适的番茄钟。

2. 通过经验法则，上述的方法虽然逻辑清楚，预估也比较准确，但比较耗费时间，对于复杂的问题，光分析理清楚这些问题可能就需要一个番茄钟。还有一种比较粗糙的方法，就是根据过去的经验，粗略的预估，例如以前写类似报告需要花3个番茄钟，那么就直接设置为3个，实际执行后如果有出入再进行分析，总结，那么下次再预估时就会更准，通过不断的累计经验的方式来预计。

3. 如上面所说，对于有些复杂的任务，光要预计时间（其实是一个任务细分和规划的过程），就需要一个甚至更多番茄钟的时间，对于这样的任务，可以考虑将任务分解单独作为一个子任务，根据这个子任务的“输出”来作为活动清单中的任务。因为这实际上已经在做任务的分析和规划，实际上是一个复杂任务开始的第一步。如果分析本身不那么难，或者不需要那么准确，最好的方法是大概的预估，如上述例子中，粗略的分成几个大类，也就是几个子任务，再考虑每个子任务的时间。

Q3 对于一些特殊的任务，例如长期的，周期性的，无法明确界定开始，结束的任务，该如何处理？

实际规划中可能会遇到某些“特殊”的任务，它不像一般的任务一样有个开始结束，或者周期很长，要用一个月，或者几个月的时间，那么该如何安排呢？例如要学习画画？学习英语？

1. 对于这类型的任务，它的一个特点在于长期与周期性，这类任务与普通任务不同的是，它要跨越很多个“今天待办”的清单，每天都可能遇到这个任务，似乎没完没了，这样会让人觉得很难受，从而打击积极性。这类任务会比较接近Q2中的大型任务，最好的方法就是分解。

2. 对于长期性任务，这类任务虽然周期长，但并不会循环，所以每天做的事情其实是不一样的，不重复的。例如完成一个较大的项目，它可能包括前期调研，方案确定，技术执行等。这类型的任务最好的方式应该是像Q2中的大型项目一样，先定一个子任务，作为父任务分解和计划。因为是个长期任务，所以算起来任务分解和计划就是第一个任务而已，花费专门的时间去分析也十分合理。然后确定每个子任务后，再根据实际的进度，预估每天需要完成的工作量。如果发现即便每天的工作量全部用来做这个事情，都无法完成，那么就要考虑提高效率，增加人手，或者跟上级/用户反馈，需延长时间了。这样也使工作更合理。不会出现前期预计不足，后期手忙脚乱的情况（当然从理论上讲，任何一个大的项目都会有评估过程，但从实际工作的经验看，尤其是对于个人完成的较长期的项目，往往容易出现评估不足的情况）。

3. 对于周期性的任务，它的特点在于重复性，例如学习画画，那么需要每天固定的投入时间去锻炼技能，因此会特殊一些，但同样建议进行任务分解，把学习画画分成几个阶段，可以考虑与教你画画的老师，或者有经验的人讨论，制定一个学习计划，指定学习的方法，每天需要消耗的时间，以及学习的阶段，再根据这几个方面来设定任务。这种任务同样建议第一个子任务未“学习计划的制定“，花费一定数量的番茄钟，先完成第一个子任务。例如将学习素描分为如下几个阶段

第一节
项目：只练习打形，不必考虑光影细节因素。
目标：把物体画像，看上去舒服。对比例透视初步掌握。
课时：10课时，五天时间。
第二节
项目：结构练习，不必考虑光影和细节。
目标：认识物体穿插，块面转折，解剖。
课时：14课时，7天。
第三节
项目：明暗练习，着眼整体。
目标：学会用明暗变化表现形体结构、空间。
课时：20课时，10天
第四节
项目：画一幅完整素描作品，进行深入刻画。
目标：掌握刻画技巧
课时：16课时，8天

Q4 超越时间限制的情况（如明天早上要开一个会，大约需要两个小时）？

目前我的做法是增加一个“活动型”任务，该任务没有番茄钟的限制，实际上与番茄钟无关，只是方便计划，规划一天的工作，将这样的任务统一记为1个番茄钟。