部门统一业务平台规划方案
1， 目的
部门目前没有统一的业务平台，没有对文档、成果、项目形成规范、有效的管理。主要表现为：
² 文档撰写随意。表现为格式随意、风格随意、内容随意。格式随意，如目录、页码、公司LOGO等内容时有时无，项目符号和项目层级不统一。风格随意，如使用的字体、字号、缩进、颜色不统一。内容随意，如整体缺乏逻辑条理、该有的部分没有、该统一的材料（如公司简介）各不相同等。文档随意撰写导致的后果就是难以整合（如分工协作撰写项目方案），难以交流理解（如程序代码维护）。
² 成果管理待改进。研发成果是公司的无形资产，是公司永续发展的基础，对成果的妥善保存和有效利用必须上升到战略高度。目前有成果归档制度，但不够完善，执行也不到位。
² 项目管理缺乏有效监督。项目从需求、分析，到立项、执行，到结项、归档，缺乏系统化的管理。特别是项目的执行，缺乏有效监督机制，严重依赖项目负责人的个人主观能动性，进度延误时常发生。
部门统一业务平台是有关部门内部的文档、成果、项目的信息管理平台，起到规范文档格式、保护开发成果、跟进项目进展、改善信息交流的作用。
部门统一业务平台由部门所有成员使用和遵守。
2， 内容
2.1 规范文档格式
各部门要对各自需要提交的、对内对外的文档，进行规范。各部门公用的文档，格式统一制定。文档格式应包括但不限于对以下内容的规定：
² 整体结构：封面、章节
² 页面布局：页眉页脚、页边距、纸张大小、纸张方向
² 项目：项目层级、项目符号、项目编号
² 排版：字型、字号、颜色、插图、缩进等
² 输出格式：采用DOC、PPT、XLS、PDF的哪一种
2.1.1 需规范的文档
各部门公用文档包括但不限于：
² 立项申请书
² 项目任务书
² 项目预算/决算表
² 项目进度跟踪表
² 项目验收计划书
销售部文档包括但不限于：
² 项目方案建议书
² 项目报价单
² 项目合同
工程部文档包括但不限于：
² 项目实施计划书
测试部门文档包括但不限于：
² 测试方案
² 测试案例
² 测试计划
² 测试报告
研发部门文档包括但不限于：
² 编码规范
² 项目需求说明书
² 项目初步设计方案
² 项目详细设计方案
² 产品说明书
² 系统使用手册
2.1.2 文档格式一般规范
2.1.2.1 整体结构
² 正式文档或超过10页纸的文档，应该设置封面和目录。目录应由可系统自动生成。目录一般显示到第三级标题。
² 页数太多（如超过50页纸）或层级太多（如超过4层）的文档，应该分章撰写。
2.1.2.2 页面布局
² 页眉显示公司名称、LOGO、项目名称；页脚显示当前页面和总页码。
² 页边距一般按默认边距。
² 纸张大小设置为A4、纸张方向为竖向。
2.1.2.3 项目符号和项目编号
² 项目符号在同一篇文档中应统一，一般不宜超过2种（2级），推荐使用“¢、P、²、l“四种符号。
² 项目编号一般按1, 1.1, 1.1.1，……顺序逐级细化，也可按 一、（一）、1、（1）、a，……顺序逐级细化。
² 项目层级在整篇文档中不宜超过4级。
2.1.2.4 排版
² 字型一般采用宋体或仿宋。整篇文档中字型应保持一致，或不超过2种。
² 对外文档字号一般采用小四，对内文档字号一般采用五号。
² 整篇文档中颜色不宜超过3种。标题一般要加粗。
² 插入图表要居中，要有标题文字说明。图表多的话（如大于15幅），应编号并编制图表索引。
² 粘贴插入的Excel数据或Visio图形，如果不需要后续编辑的话，应转换成JPG图形，以保护数据并减小文件大小。
² 应按级别进行等距缩进，也可全部左对齐、不缩进。
² 一般文档标题格式化为“标题1“，以下子标题逐级格式化为“ 标题2”、“ 标题3 ”、“ 标题4”、“ 标题5 ”。一般不宜设置“标题6”格式。标题化格式化的优点之一是可以自动生成和更新目录。
2.1.2.5 输出格式：
² 对内发布的文档可采用DOC、PPT、XLS、PDF中的任何一种
² 对外提供的文档一般仅提供PPT转化而成的PDF格式文档，可禁止复制，以保护知识产权不被滥用。
2.2 保护开发成果
成果是从广义上来说包括一切工作过程的产出，包括中间阶段性成果和最终成果两部分。从狭义上来讲只包括项目完成后的最终成果。基于目前的现状，部门重点保护最终有效成果。
保护成果的主要方式是及时归档，定期备份。其次，保护的目的是为了有效利用，因此要在保护成果的同时，挖掘成果，积极开发利用成果，提升科技成果转化为经济效益的能力。
2.2.1 成果保护
需及时归档保护的成果包括：
² 项目任务书中规定的产出，以及为产出提供有效保障的所有资料。
² 文控中心归档制度中列举的文档。
² “2.1.1 需规范的文档”中列举的文档。
² 资质、证书、第三方报告等与政府项目申报相关的文档。
成果保护措施包括：
² 及时编制、更新、发布文控中心成果版本列表。
² 各部门对各自提交的成果进行重要性确认，凡属重要成果的，列入定期刻录成果目录。
² 电子资料除在服务器上存档以外，要定期刻录DVD光盘（一般为一个月一次，最迟不超过一个季度一次）、定期检查DVD光盘刻录碟（一般1年一次）。
² 纸质资料应扫描后存档。纸质原件和光盘应由专人保管。
2.2.2 成果利用
按权限开放成果查阅，逐步实现系统化管理，网上查阅。
2.3 跟进项目进展
逐步实现项目从需求、分析，到立项、执行，到结项、归档的全过程、透明化、网络化管理。其中的重点是执行环节，对项目节点（阶段性成果目标）、项目需要的外协（请款、采购、生产）进行重点控制。
先采用专人跟踪、邮件通知的模式进行，逐步过渡到软件网络化自动跟进、告警、通知。
3， 分工和计划
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任务 |
内容 |
部门 |
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文档管理 |
参照“2.1.2 文档格式一般规范”编制文档基础模板 |
² 立项申请书 ² 项目任务书 ² 项目预算/决算表 ² 项目进度跟踪表 ² 项目验收计划书 |
部门公用 |
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² 项目方案建议书 ² 项目报价单 ² 项目合同 |
销售部 |
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² 项目实施计划书 |
工程部 |
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² 测试方案 ² 测试案例 ² 测试计划 ² 测试报告 |
测试部门 |
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² 编码规范 ² 项目需求说明书 ² 项目初步设计方案 ² 项目详细设计方案 ² 产品说明书 ² 系统使用手册 |
研发部门 |
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编制文档内容模板 |
² 整理提供标准化的内容资料库，可供方案编写时直接引用 |
各部门 |
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软件开发 |
² 文档模板系统软件开发，提供查询、下载功能 |
软件研发部 |
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项目管理 |
专人跟踪、Excel汇总、邮件通知 |
文员 |
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项目管理系统软件开发 |
软件研发部 |
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成果管理 |
文控 |
配置管理员 |
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定期备份 |
项目工程师 |
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档案管理系统软件开发 |
软件研发部 |
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