• 04.看板实践——工作项


    00.使用白板上的卡片跟踪进度、发现瓶颈和识别工作流程中的排队现象是一种简单、有效、实用的方法,它将信息呈现在你面前并让每个人都了解到发生了什么。

    01.在解决工作流程的问题时需要调动丰富的想象力,同时使用我们的建议作为启发改进工作的灵感。

    02.创建卡片的设计原则(简洁)

      *促进决策制定:设计和其上的信息能促进团队的决策制定,努力帮助团队自我组织。

      *助力团队成员优化结果

    03.卡片的作用:促进决策制定、帮助优化结果、展示工作类型和分类

    04.当阅读工作项涉及的模式时,请记住这些设计目标,同时看看你是否能想出其他的办法在你的团队和看板墙上清晰地表达这些目标。

    05.工作项卡片

      *用户故事:它解释了这个工作是什么内容、为谁干和为什么要干。卡片(card)对话(conversation)确认(Confirnation)

        作为[角色],我想要[功能],以便得到[价值] 或者 为了[价值],作为[角色],我想要[功能]

      *标题

      *就是那个......(记住“就是那个”不需要写在卡片上。这只是一个引子,帮你聚焦在工作项背后真正的原因)

      *头像:标明谁在干什么、应该看上去很像本人、能用于限制在制品

      *截止日期:

          a.标明工作项的截止日期

          b.从其他信息中脱颖而出

          c.可以用于提供工作项的时间盒

          为了清楚地显示工作需要被完成的日期,你需要将其直接卸载工作项卡片上,甚至可能用另外一种颜色来突出显示。截止日期是风险管理的信息,可以帮助团队摄影优先和自行组织。

      *跟踪标识:

          a.在外不电子系统中的标识

          b.看作:“更多信息”的链接

          c.标识可以在电子系统中用于检索

      *阻塞事项:

          a.清楚地标明该工作项需要被关注

          b.应当标明原因

          c.展示进度条

        当选择阻塞事项的设计时,请记住你希望受阻的工作想从正常的工作项中脱颖而出,最好能够把为什么受阻和阻塞了多长时间的信息辐射出来。

        

    06.谨防落入如下陷阱:把所有工作项的信息都放入电子系统,然后将工作想卡片退化为无法被理解的描述。

    07.虽然为受阻的工作项设置单独的“停车场”看上去是个好主意,但我们建议不要使用。这基本上就像是在说被阻塞也没什么——“看,我们甚至在看板墙上为此设立了一个特定的区域。”将受阻的工作项保留在列表中,使你能够直接面对它,并且影响着你的制品个数,这将迫使你在站会时要去考虑如何解决。

    08.不要陷入懒惰的陷阱而随便使用手头任何颜色的卡片。在看板墙上毫无理由地混合使用不同颜色的即时贴将导致混乱。最好的方式是挑选一定数目的工作类型,然后为每一个类型分配一个颜色,然后使这种类型一直使用这种颜色。

    09.工作类型:不同工作类型使用不同颜色、利于设置优先级、避免黄色的即时贴海洋、有目的地去使用一种颜色。

    10.进度指示器:进度指示器是一个能帮你记录信息并展示工作项进度的简单工具。你可以简单地位工作流中每个即时贴所经历的每一天打一个点来表示,也可以使用更高级的方法,比如为工作流中的不同阶段使用不同颜色打点。

    11.你甚至可以使用服务等级协议(SLA,Service-Level Agreement)的简单形式来讨论:“你可以期望分类为“小”的工作项在3天内完成”。对于非线性工作流的工作想而言,工作流中的每个状态可以有一个方框。当对应的工作完成后,可以在方框中打勾,从而显示出什么工作还没做。

    12.进度指示器:显示工作项已完成的进度;打点、方框或者字母的方式;总体进度或者每步进展;基于服务等级协议。

    13.工作流程不是遵循步骤的自然顺序,而是工作想的各个步骤可以按照任何顺序进行。

    14.工作项的大小为你管理看板墙上的工作项提供了宝贵的信息。唯一的问题在于工作的实际大小无法预知,除非你已经完成了它。

      *这个工作项到底多大?

      *相对数字或者T-shirt尺寸

      *当进入看板墙或者得知工作时设置

    15.将你手边的工作这样处理之后,你可以为大小相等的工作项分配一个数字(这就是故事点),或者用T-shirt尺寸(SML).这些数字值表示对完成任务所需时间的相对估算。

    16.收集工作流数据:反映工作流动情况的度量指标;可以简单到只记录工作开始/完成的;高级的方式,记录工作项被拉入每一列的日期;保持简单,需要时再改进

    17.创建工作项卡片

      *你需要知道什么信息才能处理这个工作项?

      *并不每日处理工作项的人会对什么信息产生兴趣?

      *你是否有不同类型的工作?你是否能从区分不同工作的类型中获得收益?

      *是否需要阻塞事项?如果需要,你的规则是什么?对于标记为受阻的工作想改采取什么行动呢?谁来负责解决阻塞事项?

      *创建你个人的头像。切记不要过度创新,你需要的头像至少是和你相像的。

    18.小结:

      *描述——从中你可以知道这个工作内容

      *头像或其他标记——从中你可以知道谁在处理这个工作项

      *截止日期和其他重要的日期——从中你可以知道何时你需要完成该项工作

      *跟踪标识或其他外部系统的索引——从中你可以知道哪里能找到更多信息

      *阻塞事项——从中你可以识别出无法进展的受阻工作项

      *工作类型——从中你可以知道每个工作的类型,这很重要,因为你可以根据不同的类型设置工作想的优先级

      *进度指示器——从中你可以知道目前为止已经完成了多少工作

      *大小——从中你可以知道到目前为止已经完成了多少工作

      *流动数据、情感和当工作流经看板墙时积累的其他数据——从中你可以知道工作流动的表现和团队对此的感受

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