基于角色驱动的公文流转设计
原作者：郭亮
不断引进新设备、新技术，努力提高办公自动化（oa）程度，一直是政府机关、工矿企业等单位在管理工作中追求的目标。尤其是近年来，随着网络及多媒体技术的成熟与应用，以计算机网络为基础、协同工作为目标的办公自动化成为了新的热点。
我们现在谈论的办公自动化，实际上只能称之为办公管理信息系统或办公管理系统，它还远未达到自动化的程度，尚需人工大量的参与。因此，目前的办公自动化系统应更多地承担信息通道的责任，建立和完善各个职能部门之间的沟通，建立信息共享机制和协同工作的环境。简单地说，就是用户应当能够通过办公自动化系统接受任务、分派处理、确定合作以及共享信息。
图一 组织机构示意图
办公自动化系统必须是基于计算机网络和数据库支持的，一个典型的办公自动化系统，大致包括公文管理、会议管理、公共信息管理、部门事务处理、个人办公、文档资料管理、领导日程管理、系统及用户权限管理等功能。其中信息交互是整个系统的核心，而且尤以公文的流转最为复杂和严格。
公文流转的特点
公文是各部门实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，一般分为收文、发文和内部文件三类。我们说的公文管理是指收文、发文和内部文件在处理过程中，利用计算机通讯技术、信息处理技术、数据库技术，对公文的登记、起草、请办、批办、传阅、签批、办理、催办、会签、下发、归档、查询、统计等一系列活动进行的管理。
为了说明政府机关中公文的流转机制，我们以某个部委的公文处理过程为例。在这个例子中，机构组成如图1所示。
现行系统中公文的流转线路，如图2所示。
在图2中，“秘书处”是整个公文流转的中枢站，是报送“部领导”和各厅局之间进行公文交换的场所；各厅局的办公室则是公文上报和厅局内各处之间交换公文的场所；综合处则是各种发文的审定机构。
图二 公文流转线路示意图
办公自动化的核心是电子公文的流转和处理问题。尤其是在政府机关中，由于职能部门众多，部门之间界限清楚，上下级关系严格，信息保密程度高，权限控制严密，各部门或个人职责分明，同时公文流量大，流转的层面多，角色变换频繁，因此，在政府机关办公自动化系统中需要重点解决公文的流转机制。
在政府机关的办公系统中，公文流转存在一些共性：
1．层次性：在一个层面之间形成流转环。在以上例子中形成了三个流转层面，首先是部领导层，通过秘书处实现部领导之间的公文循环传阅。其次是厅局领导层，通过各厅局下属的办公室实现厅局领导之间的公文循环传阅。第三是各处室层，通过处领导的协调和安排，实现公文的传阅。
2．中枢支持：在例子中，秘书处是部领导、办公厅和各业务局之间进行公文交换的场所，也是公文分办和催办的中心。办公室则是各厅局领导与下属办公室、业务处之间公文交换的机构。
3．固定流程：如图3所示。
同时，在政府机关的办公系统中，公文流转也存在一些特性：
1．在公文流转过程中，秘书处、办公室等中枢点可以根据领导的批示和公文办理的情况改变公文的预定流程。
图三 收文处理流程示意图
2．除了经由秘书处、办公室中转的公文外，系统中也存在公文直送上级主管领导的现象。
3．公文从登记、拟制开始到最后归档，经过诸多部门和人员处理，每个人所在的部门和职责不同，对公文拥有的权限也不同，需要根据角色的变换，对公文实施相应的操作。
公文的流转机制设计
公文流转是办公自动化的核心。由于在具体的应用单位中，组织机构分为不同的等级层次，每个层次在公文流转中的角色和作用不同，因此，公文的流转和流程选择必须根据所处的位置和角色、权限等进行定义。
1．角色设置
根据公文流转中的处理流程，我们将公文管理过程中的角色定义为：作者（拟稿人）、合作者（合作拟稿人）、部领导、厅局领导、处室领导、秘书处文书、办公室文书、处室文书、核稿人、办理人、被授权人、普通读者、归档人、部门管理员、系统管理员等，分别完成不同的工作，如图4所示。
其中，秘书处文书负责收文的第一次登记和分办，以及报送部领导、分送办公厅及各业务局的公文的登记工作，同时，根据部领导的批示，改变公文的既定流程。
同样，办公室文书则负责该厅或局内收到的各种公文的登记和分办工作，同时，根据厅局领导的批示处理公文。
图四 公文流转层成控制示意
作者（拟稿人）可以预制该公文（文件）的预定流程，或者确定合作者及读者范围。
2．流程分类
公文的处理流程尽管可以根据收文、发文的种类和内容发生变化，构成复杂、多变的流转形式，但也存在一些基本的流程模式，由这些模式组成了整个公文的流转流程。
⑴串行流程：由一系列按顺序执行的操作组成，在系统中流转的公文只有一个副本。如图5（a）所示。
⑵并行流程：由一系列可分别独立运行的操作组成，在系统中流转的公文有多个副本，如图5（b）所示。
图五 公文流转中的基本流程形式
⑶循环流程：由一系列反复执行的操作组成，在一次循环中公文只有一个副本，但每次循环之后将产生一个新的副本。如图5（c）所示。
⑷分支流程：由多组可选择的操作组成，每次根据当时的条件只选择一个操作执行，在系统中流转的公文同时只有一个副本。如图5（d）所示。
3．流程设置
公文的流转是与要处理的公文类型密切相关的，不仅收文和发文处理有不同的流程，而且不同类型和不同内容的收文及发文，都可以有不同的处理流程。这些流程的设置和选择，将由秘书处、办公室等流转中枢点根据领导的批示进行改变，但基本的流程是可以预设的，如：请示、审批、传阅、催办等。现以发文处理的一个过程为例进行说明。
首先，各厅局所属的业务处室的拟稿人员根据领导指示和工作要求，起草文件草稿，确定本文件的合作者，并选择和设置协作流程。合作者完成协作后，由拟稿人确定起草完成，呈交本处室领导进行审阅、修改。如果需要请示厅局领导，则由处领导审批同意，将请示件提交办公室转达。
其次，厅局办公室根据文件和请示件内容，将公文上报厅局领导审批。领导完成签批后，文件及批示意见退回办公室，由办公室文书确定文件的下一个流转流程。如果需要上报部领导或者其他业务局协作，则将请示件送秘书处，由秘书处转达；如果需要送本厅局其他领导批阅，则将文件、请示件和前面领导的批示一同送厅局领导；如果不需要上报或者其他业务局协作，则将文件及批示意见退回原处室。
第三，办公厅秘书处对接收到的文件和请示件进行处理，决定文件是报送部领导批示、或送其他业务局处理、或送综合处审核或退回上报厅局办公室；对于领导批示的文件，则根据部领导的批示再决定文件的下一个流程。
总之，公文流转是办公自动化系统能否成功使用的关键之一，尤其是在目前电子化公文与纸质公文并存的时期，直接的点对点公文传送是不可取的，如果没有适当的机构推动电子化公文的流动，往往会造成公文流转的断裂和责任的混乱，因此，基于角色驱动的公文流转模式将是现阶段办公管理的最佳方式。