1、明确整体思路
软件项目一般会包含客户的很多种需求，涉及客户的多方面业务和多个部门，因此需求调研一定要有一个明确的思路，从大处着眼，然后逐渐细化，直到详细的需求细节。比如，首 先是客户的整体要求和目标，然后是各个部门的各种业务项目及主要的业务流程，再到业务过程的每一个单据，每一条记录，以及表现形式等等。需求纷繁芜杂，在 需求调用的过程中要经常查看项目规格说明书，明确项目最初提出的目标和范围，主要是为用户解决什么样的问题，这样才能从众多的需求中分清主次，提取用户核心的、主要的业务。
2、进行充分准备
无论是面对面的需求会议，还是电话沟通，都应该注意在交流之前尽量取得更 多的信息以准备。每次需求会议前先根据当前掌握的信息和需求列出问题提纲，这样在调研的时候才能问到点上，既提高效率，又增加用户对我们专业素养的信任。 不仅我们要充分准备，也可以先让用户提供一份用户自己写的书面需求，事先做一个较明晰的阐述。另外，还要提醒用户必要的材料和数据准备，这些准备将有助于会议的进行，以免用户在会议开始后再找材料查资料，中断会议的进行，影响调研的效果。
3、区分调研对象
对不同的调研对象，询问和讨论的主题和内容应注意区分：一般对于用户的高层领导，不要讨论细节问题，要讨论高层的业务需求，讨论目标、方向等问题，另外要把握好时间，不宜过长；对于用户的业务层领导，要多询问一些业务流程方面的问题，他们在这方面最熟悉并有见解，一般来说，软件的大部分需求都是这个层次的人员提出的，和这个层次的人员要注意关系上的协调；对于具体操作人员，可以多询问一些对方的操作习惯、业务处理的细节等问题；对于系统管理员，则可以讨论一些技术上的问题，比如，通过其了解客户公司的软硬件及网络环境，用户的操作水平等。
4、详细明确的记录
记录包括会议记录和需求记录。每次沟通都应有详细的书面记录。这是形成需求分析结果的基础和下次需求调研的前提。如果不这样做，结束调研的时候只有一个模糊的印象，需求分析的结果仍然遥不可及，应力争每次需求会议都使需求分析向前推进一个阶段。讨论结束前将记录的文档向客户确认一下，让客户进行评论和更正，以保证没有错误和歧义。记录使用的语言须是用户熟悉的词汇，要使用明确肯定性语句，不要使用模糊的说法。比如，不能描述为一天产生的POS业务流水很多，应该明确到10的3次方的数量级，不能仅记录为要求日结账要快，应该明确到在200秒内完成等。
5、多思考多提问
软件需求是分层次的，用户对我们描述的往往只是用户需求层次的表面问题，只了解这些是不够的，还要理解用户为什么要提出这样的需求，做到知其然又知其所以然。作为需求分析员，必须要深入地理解客户的业务逻辑和需求目的。在大多数的软件系统中，最终用户可能都不清楚他的需求是什么。如果只知道用户提出的要求，而不知道其为什么有这个要求，那么很可能会误入歧途，获取不了用户的真正需求。比如针对上述会员多倍积分需求，用户要求在POS断网的时候也能实时执行。事实上如果不采用无线通讯这根本不可能，采用无线成本又太高。询问原因后，才知道实际上用户是担心数据丢失，我们只要保证数据不丢失，在网络连接正常后再执行就可以了。
（二）容易忽视的事项
1、确定权利与义务
只有当双方参与者都明白促成当前信息管理系统建设的成功，自己需要做什么，合作方需要做什么时，才能建立起一种好的合作关系。为了需求调研的有效进行，可以在开始之前向客户明确其需求权利和应尽义务。可以通过需求权利书规定客户在项目需求调研过程中的合理要求，这些权利同时对应着分析人员和开发人员的义务；而通过需求义务书规定客户在需求过程中应承担的义务，当然这些也可以认为是分析人员和开发人员的权利。
2、搜集用户资料
很多时候用户对自己需求的语言描述带有随意性和模糊性，又加上思维角度的不同，往往会造成我们理解上的偏差，而企业中的文档资料则真实地反应了用户的业务。它们包括，打印出来的各种单据、报表，企业的业务管理规则、制度，内外部考核办法等。这些资料将有助于直观、具体、高效的获取需求。比如，可以询问用户是否已经制定出多倍积分的书面草案，有没有相关的会员积分政策文档作为参考等。
3、到工作现场考察
对于难于理解的用户业务或性能方面的需求，一定要进行操作现场的实地考察，观察正在工作的用户，亲身感受实际业务流程、了解操作情况。现场考察是理解用户需求的最好的方式。主观推断往往和实际的业务操作有很大的出入。比如，有些开发人员不重视快捷键的设置，如果观察超市POS终端操作员的工作，将会明白这非常重要。再如，离岸BPO用来提交业务数据的软件系统对网路传输的速度、操作响应的速度等有非常高的要求，否则操作员难以忍受，并且大大影响工作效率。如果只实现了功能，而不能达到性能要求则远远没有满足客户的需求。
4、非功能性需求
非功能性需求包括，客户现有的服务器资源、网络资源及环境、硬件条件、操作系统、操作人员水平、由用户的工作特点决定的对性能的特殊要求等。如果不事先了解这些情况，或事先告知客户进行必要的资源环境准备，可能会导致最终软件无法部署，操作人员无法使用等情况。比如，用户服务器用的是免费的Linux操作系统，而我们开发的软件只能在收费的Windows操作系统上运行，将直接宣告项目的阶段性失败。
5、旧版本，相关软件系统和接口
如果项目是对原有的软件重新开发或升级，那么一定要仔细研究旧的软件系统的功能，并询问客户旧系统不能满足当前需求的原因，以期在新的系统中得以改善和提高，同时旧系统中优秀的功能特点要予以保留。如果用户当前已经使用了其他系统，一定要了解这些系统，看有没有重复开发，或功能不 足的补充。还应注意相关系统中的数据编码规范、操作规范，用户操作界面，以便于用户对新系统的适应、培训和维护。如果用户要求软件和现有的系统进行数据交 互或经过调研发现需要数据交互，那么一定要弄清数据接口的规范、接口双方的通信方式、数据存储方式、采用的数据库系统、数据结构等。比如，增加会员多倍积分模块，就要考虑数据接口，通信方式，界面一致性，尤其是POS端快捷键不能冲突等多个方面。