一、概述
工作流系统便于开发人员直观地分析和设计业务流程，并可以借助工作流引擎将各个不同的应用系统连接在一起。在用户组织结构和业务发生变化的时侯，工作流系统能够在很少修改甚至不修改原来应用的情况下，仅仅通过修改工作流程的定义就能适应变化的需要。因此，基于工作流技术的工作流系统为办公自动化、企业信息平台和企业业务系统的整合带来了强有力的支持。
工作流系统主要基于J2EE技术体系开发，在工作流模型的描述和应用接口等方面遵循WfMC(标准化组织工作流管理联盟)提出的工作流参考模型。它包含一套互相独立又紧密联系的软件模块和工具，主要包括工作流引擎、工作流图形可视化定制工具（建模工具）、工作流管理功能（跟踪与记录）、与之配套的表单定制工具（智能表单系统）。
二、工作流系统的作用
工作流系统用于定义协同业务流程应用，如：公文流转处理、事务审批处理、信息采编发流程、会议通知审批流程、固定资产领用审批流程等。
工作流系统还提供了外挂类，与其他系统进行整合(如：ERP系统、CRM系统、HR系统等)，或是，通过智能表单系统，与业务系统进行数据交互，提出其他系统的数据进行审批。
三、工作流系统的结构
l 工作流引擎：是工作流系统的核心部分，根据建立的工作流模型进行工作流程的运转。提供各种服务：消息分发器、归档服务、超时处理服务、自动应用程序服务等各种服务。这些服务共同协作，按照业务规则完成业务流程流转。支持串行、并行、分支、汇合、循环、同步、子流程等流程逻辑结构。支持流程异步处理：撤办、催办、退回、转办、重办、代办、跳转等特点的处理模式。
l 流程设计工具：工作流定义是业务流程抽象的计算化描述，它是流程流转的依据。流程设计工具是用来定义流程的。工作流引擎流程设计工具以图形方式提供了流程定义的所需要的各种基本的元素。
l 管理工具：管理工具的功能是系统的配置、查看当前系统的运行情况。
l 表单设计工具：详细内容见《智能表单系统》。
四、工作流系统功能
1) 工作流引擎的工作特点
对过程定义进行解释；
控制过程实例的创建、激活、挂起、终止等；
控制活动实例间的转换，包括串行或并行的操作、工作流相关数据的解释等；
支持分布式工作流的协同；
管理流程的柔性执行；
提供支持用户操作的接口；
维护工作流控制数据和工作流相关数据；
提供用于激活外部应用程序和访问工作流相关数据的接口；
提供控制、管理和监督工作流实例执行情况的功能。
2) 可视化流程定制
使用图形化的方法，让开发者用最少的时间设计或修改业务工作流程，定制工具提供了相当丰富的流程逻辑表达方式，可以表示非常复杂的流程，和表单设计工具相结合可以轻易的设定每个流程步骤要执行的功能，和组织机构、角色相结合，可方便准确地选择每个活动执行的参与者。
流程定制工具的主要功能有：
l 可视化工作流程维护
系统提供简单、直观的图形化流程定制工具，支持图形的分层显示，通过简单的拖拽即可完成业务流程建模定义工作。
l 丰富多样的活动类型
流程环节可以是以下几类中的某一个或某一类，在实施时，通过流程环节的增减或修改调整业务流程：顺序型、顺序会签型、动态会签、流程反向回转、条件型、子流程型等。
l 参与者的灵活设置
在流程和流程环节中，用户的设置，可以与随意对用户、用户组和角色进行授。
l 内置块设计
在流程中无法定义的业务逻辑，可通过添加Java类的方式，设计符合要求的业务流程。
l 工作流过程时限设定
在流程环节中，可设置流程处理时限，并可设定超时动作，包括：等待办理、向办理人通过红黄牌进行告警、向办理人领导或其他人员发出通知、转由其他人办理等。
l 模型的合法性检查
每个业务流程是一个正确、完整的模型，在用户作模型保存时，系统将自动检查模型中环节设置的完整性和合法性。
五、工作流系统定制和管理工具
- 可视化流程定制工具
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通过流程定义，绘制工作流路线（节点、操作），设置流程，参与者、关联前面生成的表单，设置表单可操作项、督办时限等，并在相应的模块中发布该流程。 设置办理时限，并根据时限进行催督办。超时处理（挂起，跳转至其他环节）。 |
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- 流程监控功能：通过浏览器进行系统的可视化流程监控、责任的核查等。
六、工作流系统集成能力
工作流系统是一个独立的应用构件，能与其他业务系统集成。
工作流系统与业务系统集成可采取两种方式：
第一种方式，利用应用开发平台提供的数据源连接功能和表单设计功能，整合业务系统数据，在工作流系统中定义业务数据的审批流程，可方便的设置业务数据的审批权限。
第二种方式，利用应用开发平台的数据源连接功能完成数据整合，而审批表单由业务系统定义和提供。瑞尊软件工作流系统与其他厂商相比较具有特点之处在于，其他厂商如果使用业务系统表单，是将表单作为一个整体进行审批，无法实现对每个业务数据设置审批权限。瑞尊软件的工作流系统，则利用应用平台的数据源连接功能建立与业务数据的关联，可以在工作流系统中设置每个业务数据的审批权限，审批过程中的表单直接使用业务系统已定义好的表单。