• GTD实用指南(转载)


    时间管理第一层:记录每日时间开支,认识自己的时间黑洞。你会惊讶地发现,每天的无意义时间很可能在70%以上。

    【避开时间黑洞的小策略:
    1、彻底关闭聊天工具;
    2、关掉邮件的到达提醒功能;
    3、保持办公环境的干净整洁,保持办公用品的触手可及;
    4、给水杯里倒满水;
    5、准备一张当天的任务清单,完成一项划掉一项;
    6、选一张舒适的椅子;
    7、尽量地隔离自己,开启免打扰模式;
    8、解决最重要、最迫切的事情;
    9、当觉得无法集中精力的时候就先休息一会儿(一般为20分钟左右);
    10、设置任务的最后期限。

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    时间管理第二层:填写一周的时间日志,找出自己工作的高效时间,进行每日工作时段规划,用最高效的时段做最重要的事。如何判断什么是最重要的事?——确定自己的价值观。

    【职业价值观的分类:利他主义、美感、智力刺激、成就感、独立性、社会地位、管理、经济报酬、社会交际、安全感、舒适、人际关系、变异性

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    时间管理第三层:四象限法。第一象限立即去做,第二象限有计划去做,第三象限交给别人去做,第四象限尽量别做。

    【用“猴子法则”走出第三象限:把并非自己职责的事情甩给别人

    【第二象限工作法:将项目分解成连续性的任务,每个任务有自己的目标、计划时间、负责人、是否达成的记录

    【像巴菲特那样投资时间:
    1、找到杰出的公司
    2、少就是多
    3、押大赌注于高概率事件上
    4、要有耐心
    5、不要担心短期价格波动

    【脑袋里只装一件事——你的下一步行动(个人理解层次关系是这样:从第二象限里抽出一个项目,分解成任务,再分解成下一步行动)

    【找到“下一步行动”:动词开头;内容清晰;描述结果;设定开始时间、周期和最后期限

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    时间管理绝招:衣柜整理法-收集、处理、组织、回顾、行动
    【收集】
    事情分为可以执行和不能执行两种,不能执行的任务有垃圾(一般在收集时就过滤掉)、将来某时/也许(写入专门分类)、参考资料(归档)
    可以执行的任务分为:
    1、2分钟之内可以搞定的事——立即去做
    2、需要多个步骤搞定的项目——分解成任务-下一步行动
    3、指派给别人完成的事——把猴子甩到别人身上
    4、特定时间做的事——写在日程表里
    5、代办事项(例如查看邮箱)——有空的时候搞定
    关于工具:
    1、收集篮:每日清空,用便利贴或者小记事本记录
    2、将来某时/也许清单:用记事本单独记录
    3、待办事项清单:记事本记录,随记随完成随删
    4、项目清单:用A4大小的清单将项目进行分解
    回顾任务的时间:每天第一眼和“每周回顾”

    【每周回顾的内容】
    1、回顾“将来某时/也许清单”
    2、回顾“项目清单”
    3、回顾“待办事项清单”
    4、重新审视自己的目标:事业目标、财富目标、健康目标、其他目标等

    【史蒂芬·柯维的“七个习惯”】

    习惯一:积极主动(Be Proactive)

    习惯二:以终为始(Begin with the end in Mind)

    习惯三:要事第一(Put Frist Thing First)

    习惯四:双赢思维(Think Win/Win)

    习惯五:知彼解己 (Seek Frist To Understand,Then to be Understood)

    习惯六:统和综效(Synergize)

    习惯七:不断更新(Sharpen the Saw)


    【大卫·艾伦的“六个高度”】
    原则:价值观、原则和目标
    愿景:3-5年目标(我的目标是什么?哪些人已经达到了我的这个目标?他们是如何达到的?达到这个目标后我的工作和生活会是怎样的?)
    目标:一年内的想到达到的阶段性的成果
    责任范围:为了将工作上和生活中的角色扮演好,需要执行的任务
    任务:所有需要一步以上完成的事情
    下一步行动:最细枝末节的事件,逐一完成。(选择下一步行动的标准:重要性、环境/场合、时间、精力)

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    以道御术:个人成长与目标设定
    【正确描述目标】
    SMART原则(具体的、可测量的、可实现的、可实行的、时间线)
    【目标分解】
    1、写出目标
    2、为什么要达成目标
    3、我为什么可以达成此目标
    4、哪些个人、团体、组织对我达成这个目标有帮助?
    5、这个目标要在多长时间内完成?
    大树分解法:适合长于1年,短于5年的中长期目标
    树干:写下实现目标的具体步骤
    树枝:在月目标计划表里写下打算如何完成计划步骤
    树杈:将月目标计划中的内容细化到每一周
    【提高执行力:找到最大的石头、写下来、拒绝第一次失败

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    关于习惯
    *培养习惯不用写入任务清单,最好的办法是将习惯列入别人的任务清单,即寻求同事、伴侣的支持,鼓励他们培养相同的习惯;
    *将工作和生活严格区分开;
    *已经养成的习惯不用写入清单

    写下“我想要养成的好习惯”及“我想要改掉的坏习惯”
    1、一次培养一个习惯(3个阶段:刚开始的头三天、三天后到一个月内、一个月以后)
    2、和自己谈谈
    (1)告诉潜意识这很重要
    (2)不断重复愿景
    可以写一张习惯培养卡片,内容:
    正面:
    1)我要培养————
    2)培养这个习惯对我来说很重要,因为————
    3)我一定能养成这个习惯,因为————
    4)如果这个习惯培养成功了,我会————(自我奖励)
    5)如果失败了,我会————(重新开始)
    背面:
    6)如果我有些想放弃:——————(列出自己激励的话)
    3、循序渐进制定计划
    (1)写下来
    (2)循序渐进
    (3)简单。只用打勾或者打叉即可
    (4)明确、具体
    (5)将可能遇到的困难也记下来,写出应对措施
    4、将计划公之于众
    5、执行计划

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    每日回顾三问:
    1、我觉得今天这几件事处理得很出色:——
    2、我觉得今天这几件事青还可以处理得更好:——
    3、我觉得自己还可以在这些方面做得更好:——

    与自己的沟通:
    1、你觉得今天做了哪些能为人脉加分的事情?
    2、你今天微笑了吗?
    3、今天有没有控制好自己的情绪?
    4、你今天虚度光阴了吗?
    5、你今天的计划完成得怎么样?
    6、今天有哪些收获?

    *用80%的时间思考,20%的时间做事;
    *做20%的事情,创造80%的产出;

    搞定每日清单上的boss项

    unbroken time:
    1、做好一切准备工作(泡茶、身体保持舒适、取出记录工具、再想想有什么现在需要做的事情)
    2、让自己的心完全静下来(将大脑里的东西剪切出来、尽量切断信息输入的干扰、固定时间段)
    3、进行“头脑风暴”
    4、一定要重新整理一下思路

    unbroken time可以用来:规划、总结和回顾、策划、读书、写作、创意
    *认真地计划自己的将来
    *系统地考虑整个项目
    *从某个高度思考人生
    *高效地完成手头的任务

    追求平衡工作和生活的人最重要的两点:把事做正确、做正确的事

    处理突发事件的原则:
    1、要事第一
    2、委婉而坚决拒绝
    3、正确下次机会

    调整遭遇“突袭”的情绪:
    1、立即放松
    2、做好最坏的打算
    3、默念“静心口诀”(例如:世界如此美妙,我却如此暴躁……)
    4、要改变情绪,先改变自己(假装气定神闲……)
    5、积极乐观
    原则:
    1、不要让突发事件影响情绪
    2、重视“再次放入收集篮”的步骤
    3、向周围人推荐自己使用的时间管理方法(与人方便,与己方便)

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