使用 SharePoint Designer 2007 为 SharePoint Server 2007 创建自定义审批工作流

利用 Microsoft Office SharePoint Designer 2007，您可以创建可附加到 Microsoft Office SharePoint Server 2007 中的任何 SharePoint 列表的无代码工作流。这些工作流可以在添加或更改列表项时自动启动，并且可以包含关联操作的条件逻辑。

Office SharePoint Designer 2007 工作流可以分析列表项数据，然后再相应地分配任务。例如，在零用金报销单方案中，如果报销单总额超过特定金额，则可能需要得到副总裁 (VP) 的批准。使用 Office SharePoint Designer 2007 创建的工作流可以评估“总计”域，然后再向相应的审批者发送电子邮件或分配 SharePoint 任务。

对于此方案，可使用 Microsoft Office InfoPath 2007 附带的零用金报销单示例模板，并进行一些修改以捕获 VP 和报销单状态信息。然后，在将表单模板发布到 SharePoint 文档库后，创建一个 Office SharePoint Designer 2007 工作流，以根据零用金报销单总额向员工经理或 VP 发送电子邮件通知。

添加节点以捕获 VP 信息

在 InfoPath 设计器中启动零用金报销单示例模板，然后添加用来捕获员工的 VP 信息的节点。

将 VP 节点添加到表单的数据源并将控件绑定到这些节点

1. 在“设计任务”任务窗格中，单击“数据源”。

2. 在“数据源”任务窗格中，右键单击“expenseReport”根节点，然后单击“添加”。

3. 在“添加域或组”对话框的“名称”框中，键入“VPName”，然后单击“确定”。

4. 重复上述两个步骤以添加“VPEmail”节点。

   
   
   图 1. 将 VP 节点添加到数据源
   
   

5. 在表单视图中，将光标置于“经理信息”表格下方，单击“表格”，单击“插入”，然后单击“布局表格”，并添加一个结构类似于“经理信息”表格的布局表格。相应地调整该布局表格中的格式。

   
   
   图 2. 创建副总裁信息布局表格
   
   

6. 从“数据源”任务窗格中，分别将“VPName”和“VPEmail”节点拖到“副总裁信息”表格，这会自动将文本框绑定到这些节点。相应地调整该布局表格中的标签。

   
   
   图 3. 将文本框绑定到新节点
   
   

添加节点以捕获状态信息

您必须向审批者所用的表单模板中添加批准/拒绝机制。在高级方案中，您可以将“批准”和“拒绝”按钮控件添加到表单视图中，用来更新状态并随后提交表单数据。对于这个简单的方案，您只需将状态节点添加到数据源，然后再将一个下拉列表框绑定到该节点。

将状态节点添加到表单的数据源并将控件绑定到该节点

1. 在“数据源”任务窗格中，右键单击“expenseReport”根节点，然后单击“添加”。

2. 在“添加域或组”对话框的“名称”框中，键入“status”，然后单击“确定”。

3. 在表单视图的顶部向布局表格中添加一行，并将光标置于该行中。

4. 在“数据源”任务窗格中，右键单击“status”节点，然后单击“下拉列表框”。相应地调整该布局表格中的格式。

   
   
   图 4. 将下拉列表框绑定到新节点
   
   

5. 双击表单视图中的“状态”下拉列表框。

6. 在“下拉列表框属性”对话框中，单击“添加”。

7. 在“添加选项”对话框的“值”框中，键入已批准，然后单击“确定”。

8. 重复上述两个步骤以添加“已拒绝”选项。

   
   
   图 5. 为下拉列表框添加选项
   
   

9. 在“下拉列表框属性”对话框中，单击“确定”。

   注意：

   对于这个简单的方案，表单发起者可以确定零用金报销单的状态。在同一方案的更高级版本中，您可以向表单模板中添加条件格式，以便对新表单禁用“状态”下拉列表框。

将表单域提升为 SharePoint 列

对于要在 Office SharePoint Designer 2007 工作流条件和操作中使用的表单域，必须将它们提升为 SharePoint 列。您可以在“表单选项”对话框或 InfoPath 发布向导中指定提升的域。

指定提升的域

1. 单击“工具”，然后单击“表单选项”。

2. 在“表单选项”对话框中，单击“属性提升”类别。

3. 单击“添加”。

4. 在“选择域或组”对话框中，展开“manager”组，单击“managerEmailAddress”节点，根据需要重命名“列名称”，然后单击“确定”。

5. 对“VPEmail”、“total”（“items”组）和“name”（“employee”组）节点重复上述两个步骤。

   
   
   图 6. 指定提升的域
   
   

6. 在“表单选项”对话框中，单击“确定”。

7. 将表单模板保存在本地。

添加副总裁和状态节点并指定某些提升的域后，可使用 InfoPath 发布向导将表单模板直接发布到文档库。

注意：

在使用向导之前，可能需要添加一个数据连接，以便让用户将表单文件提交到表单要向其中发布表单的文档库中。单击“工具”，然后单击“数据连接”以打开“数据连接”对话框。添加提交数据连接后，可通过单击“工具”然后单击“提交选项”来更新模板的提交选项。

将表单模板发布到 SharePoint 文档库

1. 单击“文件”，然后单击“发布”。

2. 在向导的第一页上，单击“具有或不具有 InfoPath Forms Services 的 SharePoint 服务器”，然后单击“下一步”。

3. 在下一页上，键入 SharePoint 网站的 URL，然后单击“下一步”。

4. 在下一页上，单击“下一步”。

5. 在下一页上，单击“新建文档库”，然后单击“下一步”。

6. 在下一页上，键入新文档库的名称，然后单击“下一步”。

   
   
   图 7. 命名新文档库
   
   

7. 在下一页上，单击“下一步”。

8. 在下一页上，单击“发布”。

9. 在最后一页上，单击“关闭”。

定义新工作流

将表单模板发布到文档库后，可以使用 Office SharePoint Designer 2007 定义一个附加到该文档库的工作流。在工作流设计器中，可以选择相应的选项以自动或手动启动工作流。对于此方案，在新建项目时已自动启动工作流。

为零用金报销单文档库定义一个新工作流

1. 启动 Office SharePoint Designer 2007。

2. 单击“文件”，然后单击“打开网站”。

3. 在“打开网站”对话框的“网站名称”框中，键入零用金报销单文档库所在网站的 URL，然后单击“打开”。

4. 单击“文件”，单击“新建”，然后单击“工作流”。

5. 在工作流设计器中，在“指定此工作流的名称”框中键入工作流的名称。

6. 单击“此工作流应附加到哪个 SharePoint 列表”列表，然后单击零用金报销单列表选项。

7. 清除“允许从项目中手动启动此工作流”复选框。

8. 选中“新建项目时自动启动此工作流”复选框。

   
   
   图 8. 定义新工作流
   
   

指定条件逻辑

在工作流设计器中，为工作流中的每个步骤指定条件和操作。这些步骤将按顺序进行处理。在每个步骤内，其分支也会按顺序进行处理。条件分支计算结果为“true”时，该步骤中的处理过程将会停止。此方案中只有一个步骤，该步骤包含两个分支：一个针对员工经理，另一个针对副总裁。

将条件逻辑添加到工作流

1. 在工作流设计器中，单击“下一步”。

2. 单击“条件”，然后单击“比较零用金域”。

3. 单击“域”链接，然后单击“报销单总计”。

4. 单击“等于”链接，然后单击“小于”。

5. 单击“值”链接，然后键入 5000。

6. 单击“操作”，然后单击“发送电子邮件”。

注意：

如果“操作”列表中未显示“发送电子邮件”选项，请单击“其他操作”从“工作流操作”对话框中添加该选项。

1. 单击“此电子邮件”链接。
   
   
2. 在“定义电子邮件”对话框中，单击“收件人”框右侧的查找图标。
   
   
3. 在“选择用户”对话框中，双击“工作流查找”。
   
   
4. 在“定义工作流查找”对话框中，单击“域”列表，单击“经理的电子邮件地址”，然后单击“确定”。
   
   
5. 在“选择用户”对话框中，单击“确定”。
   
   
6. 在“主题”框中，键入一个主题。
   
   
7. 对于邮件正文，请结合使用静态文本和“在正文中添加查找”按钮来创建动态邮件。
   
   
   
   图 9. 定义电子邮件
   
   
8. 在“定义电子邮件”对话框中，单击“确定”。
   
   
9. 单击“添加‘Else If’条件分支”链接。
   
   
10. 添加在报销单总额大于或等于 5,000 美元时向员工的副总裁发送电子邮件的逻辑。
    
    
    
    图 10. 完成条件逻辑
    
    
11. 在工作流设计器中，单击“完成”。

摘自：MS

David Gerhardt，3Sharp

2008 年 6 月