如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织管理系统，拥有一个“工作任务”清单、一个工作日历、“下一步行动”清单和一个“待处理”清单，你大概就别无他求了。
一切需要采取行动的事情，都要求我们不断地关注它们，这样一来，我们的大脑不必再不辞劳苦地执行记忆和提醒的任务。我们无时无刻不在凭借我们的直觉对某些行动作出快速的判断。为了能够信赖我们这种判断力，我们必须立足于更高的起点俯看全景。根据我和成千上万人的经验，取得成功的关键所在就是：每周查阅。
你应该对所有悬而未决的问题、现行工作计划、“下一步行动”、“日程安排”、“等待处理”，甚至“将来某时/也许”清单每周查阅一次。你自己也同时得到一次机会，确认大脑中无牵无挂，过去几天中的零星琐事已经统统被收集起来，得到了妥善的分类管理。
我们可以高度的概念进行类比：
5万英尺以上：生活
4万英尺：3~5年的展望
3万英尺：1~2年的目标
2万英尺：责任范围
1万英尺：当前的工作
跑道：目前的行动
当下一步行动需要由别人完成时
如果下一步行动不属于你的工作范畴，这时你必须做到：明确它的负责人（这也就是“等待”行动清单的主要用途）。如果是在小组的范围商讨制定计划，你就大可不必向每一个成员解释每一个工作环节的下一步措施了。通常情况下，把工作划分到每一个人的头上，然后由他们自己去明确分内工作的具体步骤。
通过行动使自己感觉良好，要比通过使自己感觉良好而进入一种较佳的行动状态容易的多。
千成不要吝惜在家中的工作空间。通过实施这个计划，你将会发现在家里建立起一个同办公室一致的工作环境是多么的重要啊！我接触过很多人都多多少少地受到家里杂乱气氛的干扰，根本无法同他们上班时的工作环境相提并论。而当他们在两个地方建立起一模一样的工作基地后，立刻受益匪浅。如果你同他们的情况类似，花上一个周未的时间在家时打造一个工作区域，这对于组织管理自己的生活来说，将是一个重大的变革。
如果你的大脑中空空如也，无牵无挂，你的工作篮恐怕已经塞得满满的了。
假设你已经完成了收集过程，现在你的工作实际上就是从工作篮的最底层开始挖掘。清空工作篮，事实上并不意味着落实你所收集到的全部工作和行动。它仅仅是指确定每一项工作的内容和实质，并判断出你下一步的具体措施。
当你完成了加工处理工作篮的活动时，你将：
丢弃你不再需要的一切；
完成任何用不了2分钟就能搞定的事情；
把任何可以委托他人处理的事情交代出去；
永远不再放回工作篮
你只有一条单程路线离开工作篮。尽管事实上，对事物仅仅只处理一次并非是一个好语音，但这条单程路线体现了那条古老的警言“处理一次”（handlethingsonce）的真实寓意。如果你照此办理，你就永远不会背负着一个清单，因为当你读到这个清单时，你即刻就将它们一一搞定了。这条建议的中心意图在于，根除一种不良习惯，即连续不断地从工作篮中取出任务，但却即不判定的性质，也不考虑下一步对策，只是把它们弃之一旁。因此，一条善意的忠告是：“当你第一次从工作篮中取出时，立刻判定它的实质以及处理方法，永远不要把它再次放回工作篮内。
加工处理的关键性问题：“下一步行动是什么？”
你已经领悟了要点，每一次你只会对付一项任务。此外，你还将针对每一个任务作出果断的决定。听起来似乎轻而易举，但这要求你必须想得又快又准。在大多数的情况下，行动方案需要反复斟酌，因此，你必须作出判断。
例如，第一项任务是：是否需要你与某人通一个电话？填写一张表格？从因特网上下载某些信息？去商店采购？同你的秘书谈一谈？给你的老板发一封电子邮件？如果存在行动的可能，那么，这项任务独特而确切的本质将界定下一步行动可能的几种选择。然而，如果“确实没有什么可以采取的行动”，又应该怎么办呢？
孵化
在你的工作篮中大概存在这样的情况，你会对自己说：“目前没有什么可做的，但是，也许今后会有。”这样的例子有：
一个宣传小册子，通告与一位客座演讲者的一次商务早餐会。你也许非常希望去参加，但时间是两周以后，因此你目前还无法确定到那时你是否还留在此地，或者是出差在外。
三周后召开的一次董事会议的日程安排。你已经收到了邀请，目前你并不需要采取任何行动，只需要等待在开会的前一天浏览一下日程安排。一个有关个人理财的软件升级的广告。你确实需要更新到这个新版本吗？你不知道，那就暂时把问题放在一边，一周后再去考虑吧。
一个想法，也许你希望在明年的销售年度会议上提出来。目前也不必行动。但是你希望在制定计划时得到提醒。
一张写给自己的字条，是关于参加一个水彩课程的，但目前你已经顾不上了。
在这些情况下，你应该怎么办呢？你面临着两种选择：
把它们记入“将来某时/也许”清单；
你的日程表，或者放入“备忘录”文件夹中。
这些孵化程序的宗旨在于：他们为你提供了一个摆脱所有的精神负担的机会，同时使你相信某些行动的提示信息在适当的时候将会再次浮现出来。在下一章中，我将对组织管理进行详细的阐述。而现在，仅需要在这类事物上贴一个即时贴，标明“也许”或者“10月17日8时给予提醒”，然后把它们归入“悬而未决”一类，以备日后再整理。
一旦你决定了下一步的行动，这时，你就面临着3种选择：
实施（如果2分钟内可以完成的话）
指派给他人（如果你自己并不是最佳的执行者）；
交给你的管理系统（作为日后处理的一种选择）。
基本类型
从组织管理的角度来看，你希望了解和管理的事情可以为7大类：
一个“工作”清单
工作的辅助性资料
记录在日程表中的行动和信息
各种“下一步行动”的清单
一个“等待”清单
参考资料
一个“将来某时/也许”清单
有些人发现他们很难抽出时间进行回顾检查，因为工作和家庭环境中随时都有可能出现新的问题。我所见过的压力最重的专业人士要数那些在工作时必须随叫随到并且能够迅速作出重要反应的人。下班后，他们还要回家应付几个10岁以下的孩子，和同样奔波了一天、满身疲惫的配偶。当中一些人比较幸运，因为他们至少在路上还拥有一个小时的时间。
在任何时候，你首先考虑的是你能够做些什么，你身处什么地方?手头上拥有什么样的工具？是不是有一部电话？你是否能见到你需要见的人，与他面对面地谈论有关日程表上三项内容的安排？是是否正在一家商店里购物？你是不是无法办成某件事，仅仅是因为你没有出现在一个适当的地点或者手上缺乏适当的工具呢？别再为此担心了。
如果碰上了交通堵塞，你就只能靠手机进行联络了，那你就会希望能够随手拉出一个“打电话”的清单。总之，你的各种行动清单应该能够根据你在某一时间的具体要求，招之则来，挥之则去。
精力
尽管有时你可以通过变换环境、重新定位工作重点来增强体力和精力。但是你也仅仅能够做到这些。每当一天快要结束时，经过一天漫长的工作，恐怕你就连给客户打个电话都感到力不从心了。但你完全可以选择给航空公司打个电话订个机票，或者看看报纸。
事实上，在我的生活和工作中，大多数事情都是在一瞬间冒出来的，通常它们都自然而然地成为了最为紧迫的事情。这对于某些专业人士来说，没有一点的夸张。因为他们的工作性质要求他们能够当机立断地处理那些突然冒出来的新工作和新问题。比如，当你的老板希望几分钟的时间，你就必须予以关注。一位高级管理人员要求你处理某个紧急情况，这一下打乱了你一天的工作安排，成了头等大事。在执行一位大客户的订单时，你发现了一个严重的问题，你不得不立即把情况搞清楚。
如果在出现某些突发事件时立即动手解决，而不是按部就班地按照清单逐项地办理，如果你的选择是根据你的头脑作出的清醒决定，那么你就已经尽你所能地发挥出了最佳水平。
随时平衡的做法
当你已经处于“黑带水平”时，你可以像闪电一样从一只脚转换到另一只脚，并再次回到原位，比如，当你处理工作篮时，助手走进来，告诉你有一个情况需要你立刻处理一下。别着急！你的那份工作还在那里，连同其他所有需要处理的事件堆放在一起，当你回来时还可以随手捡起来。在你打电话的等候空隙中，可以扫一眼你的行动清单，了解一下打完电话后可以着手办理的下一步工作。
史蒂文是大脑研究方面的一位专家，也是我的一位好友。他这样解释，生活中只存在两个问题：
你知道你想要得到的东西，但你不知道应该如何获取它；
你不知道你到底想要什么。
如果这种说法是真实的（我认为是的），那么，也就只存在着两种解决方法：
制定一个目标
促成这件事
2分钟原则魔力无限
这是一个活生生的证明，但它同时也说明这些简单处理是多么重要，特别是当信息的数量和速度飞速增长的时候。
事实上，2分钟仅仅是一个指导原则。如果你在处理工作时拥有较长的时间段，完全可以把处理每件事情的时间限制行长到5分钟或者10分钟。如果你打算迅速弄清楚你目前所有的资料，以做便决定如何更高效地运用下午的时间，也可以把时段缩减至1分钟，甚至30秒，这样就能加快处理每件事的速度。
随着你渐渐熟悉了这个管理程序，给自己计时不失为一个好主意。我的大多客户对于2分钟的时间到底有多长都感到难以估测，因此，他们大大低估了某些行动落实所需要的时间。比如，如果你打算给某人一个口令，你找到本人而不是他的语音信箱，这个电话通常都要超过2分钟的时间。
你会惊奇地发现，竟然存在着如此多的2分钟行动，甚至对于你最为重要的工作也是如此。
事实上，你并不需要真正地追踪刻录那些只许花费2分钟的时间的行动，你仅仅落实它们就行了。然而，如果你采取了行动但却没能完成这个工作，你必须明确接下来的活动，并根据同一标准加以管理。比如，你打算更换你最喜欢的一一支笔的笔芯，却无意中发现你已经用光所有的备用笔芯。这时你就要考虑一下如何再弄一些（去店里买一些）接着你要么行动起来，要么委托他人，要么暂时推迟一下这个行动。
坚持2分钟原则，看看自己在处理堆积在“工作篮”中的资料时功效如何？许多人惊异地发现，居然有如此之多的事情可以在2分钟内解决掉，而且，这其中还包括他们手头上最重要的一些工作。
让我再从另一个角度来观察一下2分钟原则的效果吧。这次是关于你如何才能够轻松自如地输入那些电子邮件的。如果你的工作常常涉及到大量的电子邮件的往来，你可通过加快打字速度和使用操作系统以及大量的快捷键来提高你的工作效率。有许多经验丰富的专业人士在工作时步履艰难，这是由于他们还在一边用眼睛紧紧地盯着键盘，一边缓慢笨拙地敲打着，而且使用鼠标也太过频繁了。其实，只要把2分钟原则与加强计算机技能结合起来，许多工作都能迎刃而解。我发现，很多行政人员对于新技术并没有抑制的意思，却对他们的键盘退避三舍。