一个靠EXCEL电子表格处理各部门业务数据的公司和一个使用一个统一的数据库存储各个部门用到的业务数据并提供大量权限不同的使用界面给用户的公司两者有什么不同呢？
EXCEL电子表格是数据和操纵数据的功能在同一个视界内。销售部门用自己的EXCEL表中的数据，仓储用自己的EXCEL表中的数据，采购用自己的EXCEL表中的数据，财务用自己的EXCEL表中的数据。这些数据分散地存储在各个部门各自使用的EXCEL表中，并没有紧密的关联。也许，不同的部门对于同一种客观实体的编码（coding）用的是不同的规则，这样规则不统一就类似于秦朝统一六国前的时代，各个国家有自己的语言，在沟通上就会有障碍，沟通成本必然增加。
数据库中的数据就类似于施展魔法一样，把各个部门的EXCEL表中的数据吸收进数据库，然后封装起来，梳理了各个部门的数据的内在逻辑联系后统一集中存储在数据库中，统一了编码规则，就像秦朝统一了六国后统一了文字一样，沟通用同一种表义文字（coding），必然使得沟通更加顺畅，节省沟通成本；不同部门的用户在不同的PC上会看到不同的界面（WINDOW），通过操纵这些界面可以往数据库中增加数据，查询数据库中的数据，修改数据库中的数据，对数据库中的数据进行运算生成报表等。现在的ERP基本都采用B/S架构，数据库服务器和应用程序服务器分别用于管理数据库中的数据和提供用户界面和业务处理逻辑的程序代码，而最终用户往往只要他的PC能联网，装有某种浏览器就可以访问系统。这样使得数据的维护和应用程序代码的维护更加集中，而桌面端的维护工作量急剧减少，使得企业信息部门的人员的工作得到了优化，同时也使得ERP可以应用于更加宽广的地域范围上。并发处理机制，共享的文件系统机制，安全网络协议https等都强化了B/S架构的好处。
但仅就用户层面来说，EXCEL提供的大量丰富实用的用户界面的数据处理功能是任何一个ERP软件的用户界面所不能比的。但从信息处理系统的发展趋势来看，数据库技术的出现和不断发展，使得大规模的企业级应用程序的开发成为可能。这代表了一种信息产业的发展趋势。