本文将分享一般的需求说明书该如何撰写，有哪些格式，需要注意什么等方面，力求使需求说明书看起来规范、专业。
一、文档结构
1. 首页
先说需求说明书的首页，首页展示本公司的基本信息、需求说明书的标题，如XX产品需求规格说明书，和文档编号、编写人、模块名称、部门、保密等级、日期、版权说明等。
2. 修订页
修订页的作用是记录需求说明书版本的变更，在跟客户沟通需求的时候，需求可能会变更，每一次修订，都需记录下来，作为留痕。
修订页展示的内容包括编号、章节名称、修订内容简述、修订日期、修订前版本号、修订后版本号、修订人、批准人。
3. 目录
目录即是需求说明书正文的内容，包含了引言、项目概述、业务需求、附录。
（1）引言：展示编写目的、范围、定义和参考资料。
- 编写目的：说明编写这份软件需求说明书的目的，指出预期的读者范围。
- 范围：待开发的软件系统的名称；说明软件将干什么，如果需要的话，还要说明软件产品不干什么；描述所说明的软件的应用，尽可能精确地描述所有相关的利益、目的、以及最终目标。
- 定义：列出本文件中用到的专门术语的定义和缩写词的原词组。
（2）项目描述：如果是项目需求，简要描述一下项目的概况，如项目的背景，项目的周期等等。
- 产品描述：叙述该项软件开发的意图、应用目标、作用范围以及其他应向读者说明的有关该软件开发的背景材料。如果开发的系统与其他系统有对接，则还应该本系统与其他系统之间的关系，用方框图表示。
- 产品功能：系统包含的模块，并简要描述下各模块的功能。描述产品功能模块的作用是将系统的范围定义清楚，一共有多少个模块，以便甲乙两方明确本次项目的边界。
（3）业务需求：用户提出的需求
- 功能介绍：描述功能要达到的目标、所彩的方法和技术，还应清楚说明功能意图的由来和背景。
- 流程图：如果涉及到流程，除了文字以外，还需附上流程图
- 数据项描述：展示字段、字段类型（文本、日期、数值、枚举值等）、数据来源、备注，开发看到数据项描述能定义数据库表中的字段。
- 界面展示：原型图输出，用原型图方式呈现文字描述的功能，每张原型图下面可以备注功能的路径，以便开发明白该原型图在哪个模块的哪个菜单。
（4）附录：对一个实际的需求规格说明来说，若有必要应该编写附录。
附录包括有助于理解需求说明的背景信息、用户历史、背景、经历和操作特点、原始需求、需求调研记录等等。需要注意的是当包括附录时，需求说明必须明确地说明附录只作为参考，不作为正式的需求。
因为有时候一些原始需求，在需求沟通过程或者其他原因，可能会不做，原始的需求和正式要开发的需求不一定是相同的，所以要用文字说明附录不作为正式开发的需求，也不作为验收的标准。
最后，如果需求说明书需要用户签名，还需在后面写上用户公司名称、日期，以及本公司名称和日期。
以上是文档结构部分，为了使一份需求说明书看起来专业，还需注意细节部分。
二、文档细节
- 页眉页脚： 页眉注明是XX公司的需求说明书；页脚要编写页码，如第几页，但是首页不要页眉页脚。
- 字体字号：正文的字体建议用宋体，字号用5号。需求说明书不要出现3种字体。
- 行距：1.5倍行距
需求说明书可以向开发和用户展现需求分析师的实力，专业的需求说明书能体现需求分析师的专业水平，可以说需求说明书是需求分析师的一件“外衣”，专业的需求分析师写出的需求不仅是用户开发能看懂，而且整篇文档的结构完整，细节也相当注意。
软件需求说明书的一个例子：