本书写作的宗旨在于：教你在有需要或期望之时，如何才能尽管去做达到高效和轻松的最佳境界。我已经探求了很长一段时间（也许你也曾尝试过），一直希望找到下列问题的答案，即做什么，什么时间去做，以及如何去做。根据2 0多年发展和应用提高效率的新方法的实践，我可以断言，没有一种万能的解决方案。当你跋涉在每天、每周乃至一生的漫长旅途中，没有任何一种软件产品、研讨会、一流的个人计划手册或者个人使命的宣言，可以简化你的工作或者代替你做出选择。而当你刚刚掌握如何在某一个层面提升办事效率和决策能力时，又会不知不觉地接受一批新的任务和富于创意的目标。由此所产生的新的挑战，公然否定了任何一个促成你达到目的、解决问题可以套用的简单公式或者人们最近流行的某种方法。不过，即使不存在一种通用手段，我们还是可以通过采取某些措施来提高效率和完善个人管理。当我逐渐地成熟起来，我发现了许多层次更深刻、内容更丰富、意义更重大的事情，值得我去关注、探讨和付诸行动。而且，我已经找到了一些完全可以学习到的简单方法，它们将显著地提高我们处理日常烦琐事务的能力。
本书分为三个部分。第一部分扼要地介绍了这个系统的概况，并解释了其独特性和时效性。接着，又以最为凝练和基础的形式 提出了这些方法论。第二部分展示了如何实施这个系统。它是你 的私人培训顾问，指导你循序渐进地在真刀真枪的现实生活中运 用这些行动模式。第三部分进入更加深刻的讨论。描述了当你把 这些方法和模式融入到你的工作和生活之中后，可以产生的形式 更加微妙、意义更加深远的众多成果。
我的一位客户曾经生动形象地描述了我所做出的承诺："当我习以为常地采纳本书中的各项原则时，它拯救了我的生命；当我一丝不苟地运用它们时，它改变了我的一生。这是一种疫苗，可以预防日常生活中的 '救火现象'（在某个工作日中，出现的所谓的紧急事件和危机）；同时也是一种解毒剂，能有效舒缓人们施加在自己身上不平衡的压力。"
放松精神的技巧和使其远离烦恼与忧虑的力量，很可能 就是我们那些伟人的秘诀。 —J ·A ·哈特菲尔德（J. A. Hatfield）
第一部分通 向 从 容 之 道
第 1章 新情况，新做法
焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的。
—戴维·凯克奇 （David Kekich）
我在这里所介绍的方法主要基于两个目的：
（1）抓住所有一切需要处理的事情 （现在的、以后的、将来某时的；大的、小的、或者不大不小的）把它们统统置入一个脱离大脑的逻辑系统中。
（2 ）训练自己在接受一切"输入信息"的前期做出决定。这样一来，在任何时候，你都把下一步行动计划掌握在手，可以实施或者进行再议。
问题：新的要求，匮乏的资源.
工作不再有清楚的界线
我试图一次处理一天的事情，但是有时，几天的问题一起洪水猛兽般地向我袭来。 —阿什利·布里连特（Ashley Brilliant）
工作在不断地变化
我们永远无法为那些新的事物真正作好充分的准备。我们不 得不调整我们自己，而每一次彻底的调整本身就将使自尊心面临 一次危机：我们经受着考验，我们不得不证明自己。这需要我们 振奋起自信心去面对剧烈的变革，这样内心深处才不会感到瑟瑟 发抖。 —埃里克·霍弗 （Eric Hoffer）
旧的模式和习惯已显得力不从心
狂风和巨浪永远站在最精明强干的航海家一边。 —爱德华·吉本 （Edward Gibbon ）
"大局"与事物的本质
承诺：武术家的"一切就绪的状态".
缺乏洞察力，生活就会拒绝你。无论是擦窗户还是撰写宏篇 巨著都是如此。 —纳迪亚·布朗热 （Nadia Boulanger）
你发挥能量的能力与你放松休息的能力直接成正比。
"心静如水"的比喻
如果你的大脑中空空如也，总是处于一切就绪的状态，它就会向一切事情敞开大门。 —Shunryu Suzuki
任何造成你反应过度或不足的事情都可能控制住你，事情往往如此。
你能够在需要时进入自己的"高效状态"吗？
有一件事我们可以做到，最幸福快乐的人是那些尽力而为的人，我们完全可以达到这一境界，我们能够全身心地投入。我们可以全神贯注地关注我们面前的机遇。
—马克·范·多琳 （Mark Van Doren ）
原则：有效地处理内心中的承诺.
任何没有找到应有的位置和恰当的存在方式的事物，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题。
管理承诺时的基本要求
如果希望出色地管理好所有的工作，那么，你需要做到下面 几点：
首先，如果这件事总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。任何一件你认为没有完成的事情，都必须置于一个客观可靠的体系中，或者是我称之为"工作篮"的工具之中—必须经常回访并且清理它。
第二，你必须明白你的工作到底是什么。你还必须作出判断：需要采取什么行动来推动工作的发展进程。
第三，一旦决定了需要采取的行动方案，你必须在某一个你会经常查阅的体系中安排组织好这些行为的提示信息。
检验这种模式的一个重要训练
像实干家一样思考问题，像思想家一样付诸行动。 —亨利·伯格森（Henry Bergson）
"知识工作"的本质
行动来源于思想。 —拉尔夫·沃尔多·爱默生（Ralph Waldo Emerson）
为什么有些事情总是萦绕在你的心头
你的大脑并不总那么管用
持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事务当中，是对时间和精力的最大浪费。 —克里·格利森 （Kerry Gleeson）
控制你的头脑，要么由它来操纵你。 —贺勒斯 （Horace ）
"材料"的转化
我们需要把所有我们尽力管理的"材料"转化为可以付诸行动的事务。
过程：管理你的行动.
管理行动是一个重要的挑战
开始便是行动的一半。 —希腊谚语
事情极少由于时间匮乏而受阻。它们陷入困境往往是由于未能判定行动而造成的。
自下而上法的价值
仅仅怀有对前景的展望是远远不够的，它必须与大胆的行结合起来。仅仅靠双眼盯住阶梯是不够的，我们必须勇于跨上阶梯。
—瓦茨拉夫·哈维尔 （Vaclav Havel）
横向和纵向的行动管理
主要的变化：把一切赶出你的大脑
通常，你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。
你没有理由两次产生同一想法，除非你对它情有独钟。
同一个在你的大脑中没有岗哨的敌人作战，是十分艰巨的任务。
—萨莉·肯普顿 （Sally Kempton）
第 2章 横向管理工作进程的5个阶段
我们所认知的知识已经在行动中证明了自己。我这里所谈的知识是指行动中的信息，以及关注结果的信息。 —彼得·F ·德鲁克（Peter F. Drucker）
一些品德高尚的天才人物在处理最少的问题时，却最为积极主动。 —达·芬奇
具有灵活性的人是有福的，因为他们不会由于受到压力而不堪重负。 —迈克尔·麦格里菲 （Michael McGriffy ）医学博士
我们应该使任何事物都变得越简单越好，而不是比较简单。 —阿尔伯特·爱因斯坦
生活中的事情涉及到大量的利益问题。一个人如果在考虑问题时不注意同其他人进行交流，那么，他就是一个空想家，对这个世界无从掌控。
—詹姆斯·费尼莫尔·库珀（James Fenimore Cooper）
大多数人在清理、了结、阐明了他们所有的协议，并与别人重新审议了这些协议后，都会感到心满意足、状态良好。注意周都要坚持这样做，而不是每年。
每一个行动决策都是凭直觉作出的。问题在于，如何从希望这个选择是正确的过渡到对它的正确性深信不疑。
当你需要处理的事情远远地超越了你的应付能力，你需要做的便是相信自己的选择。
第 3章 纵向管理：巧妙制定工作计划
当你着手处理平凡琐事的时候，必须着眼于大局，这样一来，所有的烦琐小事才能够沿着正确的方向发展。 —阿尔文·托夫勒 （Alvin Toffler）
我们的最终目标是把各种工作和情况赶出你的大脑，但不要 丢弃任何具有潜在价值的想法。
世界上经验最丰富的计划家就是你的大脑。
如果你在产生任何想法之前，一直等待着冒出一个好主意来，那么，你就不会拥有许多想法了。
只要你首先完成了报告，提纲当然就容易写出来了。
当你发现自己身陷一个黑洞时，立刻停手，不要再继续挖了。 —威尔·罗杰斯 （Will Rogers）
不要仅仅忙于做事情。站在那里想一想。 —罗谢尔·迈尔（Rochelle Myer ）
当你已经忘却了自己的目标，却还一再加倍付出，这就叫做狂热。
庆祝自己取得的任何一点进步。而不要等待一切都变得完美无缺的时刻。 —安·麦吉·库珀 （Ann McGee Cooper）
通常，作出一个艰难决策的惟一途径就是，回到目的上来。
如果你对自己的行动缺乏十足的把握，你就不可能尽力而为。
简单清楚的目标和原则可以激发复杂而机智的行动。复杂烦琐的规则和条例将导致简单而愚昧的行动。 —迪伊·霍克 （Dee Hock ）
想像力比知识更重要。 —阿尔伯特·爱因斯坦
自发的创造机制是以目的论为根据的。它是遵循着目标和成果而运作的。一旦你为它设立了明确的目标，你就可以依赖它的自助导航系统引导你达到这个目标。这要比你完全凭借自己的意识思维效果好得多。"你"通过思考最终结果为它提供一个目标。那么，你的自动系统凭借什么来提供手段呢？
—麦克斯韦·莫尔茨 （Maxwell Maltz）
通常，在你促使事物在现实生活中发生以前，你需要首先在大脑中进行构思。
我总是希望成为一个名人。我应该更加明确自己的目标。 —莉莉·汤姆林 （Lily Tomlin ）
获得一个好主意的最佳途径是拥有许多的想法。 —莱纳斯·波林 （Linus Pauling）
你的大脑希望填补存在于这里和那里之间的空白，不过其行动毫无顺序可言。
没有什么比你只拥有一个想法更危险的事情了。 —埃米尔·查特 （Emile Chartier）
只有那些轻松自如地对付自己想法的人，才能够驾驭这些想法。只有能够驾驭自己观点的人，才不会沦落为观点的奴隶。 —林语堂
一个"工作计划"确认了更细微的成果，紧接着这些成果又自然而然地得到了安排。
如果一项工作还徘徊在你的大脑中，你就需要进行更多的策划和构思。
计划把你卷入到工作之中，但是你必须自己想方设法冲出来。 —威尔·罗杰斯 （Will Rogers）
你并不需要新的技能来提高你的效率，只需一套全新的行为模式：在什么时间，什么地点运用这些技能。
第4章 确定时间、空间和工具
实际应用：是竭尽全力呢？还是顺其自然？更着眼于许许多多的'诀窍'
通过行动使自己感觉良好，要比通过使自己感觉良好而进入一种较佳的行动状态容易的多。
当你在适当的时候考虑适当的事情，并且动用恰当的工具来捕捉这些具有增值价值的思想时，你就能显著提升工作效率，增强创造力。
预留时间
专门空出两天时间来处理这个过程，对于你的工作效率和精神健康而言，都将具有成倍的价值。
你必须准备一个专门的工作空间——在家、在工作场所，如果可能的话，甚至在旅途中。
拥有自己的工作空间是十分重要的。你希望动用自己的系统，而不仅仅是在头脑中考虑它们。
时时刻刻不间断的收集，思考，加工处理和组织管理这本身已经是一个巨大的挑战了。你必须确保自己有恰当的工具来尽可能地简化这一过程。
一旦掌握了如何处理你的材料以及你希望组织管理的内容，你所需要的就仅仅是创建和管理清单了。
提升个人工作效率的最佳和段之一就是拥有你乐于使用的管理工具。
如果你的归档系统无法达到快速、有效、妙趣横生，那么你就会对整个过程产生抵触情结。
在现实工作中的"火警区域"，如果归纳某项内容所需要的时间超过了60分钟，那你就不是在归纳文件，而是在堆放垃圾了。
第五章 收集阶段：填充工作篮
第六章处理阶段：清空工作篮
就像是一只在一个挤满了裸体的账篷中的蚊子，我清楚自己想要做什么，但是却不知道从哪里下手。――斯蒂芬.贝恩
在认清下一步的具体行动之前，你需要考虑更多的事情，才有可能应对任何出现的变化。
为了对下一步的行动作决策，你必须首先明确你希望达到的目标。
2分钟原则魔力无限。
你会惊奇地发现，竟然存在着如此多的2分钟行动，甚至对于你最为重要的工作也是如此。
第七章 管理阶段：建立好清单
滴水不漏的组织管理工作，对于你关注更加广阔的领域来说，是不可或缺的条件。
我把他们全部都网罗在一起了，但是我忘记放在哪里了 ――匿名
我才不在乎复杂事物这一方面的简单情况，但是，我会为另一方面的简洁付出我的一切 ——奥利弗·温德尔·福尔摩斯
日程表应该只显示"重要而艰巨的工作"，围绕着它推进你其余的行动。
周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动，然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。
我们必须努力达到那种超越烦琐复杂的简洁境界。——John Gardner
长年忍受你每天必须对付的会议和人际交往，不如为这些活动打造自己的"议事日程"清单。
那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间的缺乏。 ——Jean de la Bruysre
在一千封电子邮件的基础上进行管理，要比在零的基本上消耗多的多的精力
"眼不见，心不烦"并不是真的心境坦然。
在从局部管理向全局总揽的转化过程中，一个完整和同步的"工作"清单是一个主要的动作手段。
如果资料纯粹是为了参考，那么，惟一的问题是它是不是值得付出时间和地点来保存它
将来某时/也许清单并非是可以随手丢弃的。也许它们最终被证明是一些你从末涉及到的、最有趣的或者最富于事情
我们解决问题的力量在于我们不去处理某些情况的能力。 ——亚力士多德
第8章检查阶段：回过头看看
只要你保证在适当的时间查阅适当的资料，每天几秒钟也就是回顾检查所需要的全部时间。
每一天，你都将吸纳许多机会，这大大超过你的系统的承受力
"观点"是人们对付当前信息过载问题的一种极为有效的解决办法，这是一个凭直觉处理的过程：摒弃无足轻重的资料，精简至本质的、相关的、可以控制的最小量。在任何时间和地点，观点都将成为最罕见的资料。——保罗 萨福
在你工作时，你最绝妙的往往不会出现。
思考是工作和生活的精髓，同时也是最难做到的事情。帝国的创建者们在争分夺秒地算计着，而其它人却在嬉戏。如果你不是自觉地去努力进行这种自我指导的思维过程，那么你就是在向懒惰屈服让步，你将永远丧失控制自己生活的能力。----------戴维凯克奇
第九章行动阶段：选最佳方案
我们都可能遇到这种情况：有时，思维敏捷；有时，应该远离思考。——Deniel Cohen
即使你并非处于最佳状态中，也没有理由变得松懈、低效。
除非你对工作了如指掌，否则，你不可能对抉择感到胸有成竹。
通常，你更容易被卷入到随时冒出来的紧急情况之中，而不是按部就班地去处理你的工作篮、电子邮件和其他悬而未决的问题。
对突发事件置若罔闻（即使有可能做到这一点），这好比在一个缺乏机遇、丧失主动性和多样性的空间里生活，而它们才是构成"生活"的真正元素。
——（Stephen Covey）
你的工作是发现你的工作，然后全身心地投入基中——佛（这个有点恶）
取得成功的最佳场所是你目前的位置以及现在的工作。——Charles Schwab
你永远不会缺乏阐明任何重要问题的机会。多关注那个召唤你需要的方面。
当底层已经陷入失控时，仍然试图按照由上而下的顺序，将有可能成为效率最为低下的方法。
如果你对你的工作缺乏十足的把握，那么，它总会让你感 到难以招架。
当你无法确信自己的目标时，你永远不可能清楚什么时候可以感到满足。
第10章创造性地思考工作
任何一项成功的工作在进行到中途时，看起来都如同一场灾难
你需要建立起各种系统，运用各种技巧，来帮助你更频繁、更轻松、更深层次地思考你面对的各种情况。
机构团体中提高效率的最大障碍是高级管理层缺乏决策能力。为了推动事情向前发展，有没有必要召开一次会议叱？应该与谁合作呢？
运气影响一切。让你的鱼钩总是被鱼儿咬住吧，即使是在一条可能拥有最少鱼儿的小溪里。
功能往往紧随形式。为自己创造出捕捉思想的良好条件，这些想法会在你意识不到时浮现出来。
离你最近的记事本在哪？把它们放的更近一些。
在我听到自己说话之前，我如何能够了解到我的所思所想呢？——E。M。Forster
如果缺乏一个良好的系统来存储你的坏主意的话，恐怕你的那些好主意也会无家可归。
准备行动，创造条件，对工作进行一些创造性的思考。然后，你就把大多数人远远地抛在后面了。
关注每一项工作，一次只对付一件，自上而下。当你这样做时，可以扪心自问："我希望了解这项工作的哪些情况呢？是保存下来呢？还是记在心里？"
也许你仅仅希望在一张纸片上记录一些想法，建立起一个卷宗，然后把纸片扔进去；也许你心血来潮想出了一些简单的标题，并标上序列号，接着把它视为一个备忘录，放入你的计划工具软件中；或者你可以创建一个word文档，然后开始逐条进行概括。
关键在于接受并适应你所产生的想法以及对这个想法的应用。要逐渐培养一种习惯：抢先一步把精力积极地投入到预期结果和悬而未决的问题当中去，而不是要等到迫不得已时才行动。
让我们把超前的焦虑变成超前的思考和策划 ——温斯顿 丘吉尔
第11章窍门1：养成收集和自省的习惯
焦虑和内疚并不是因为承担太多的工作而造成的，这是由于你撕毁了同自己签订的协议而导致后果。
坚持保持一分工作目标的目录，可以让你更加轻松地并理直气壮地说"不"
当你了解这些协议的内容时，完成起来就变得轻而易举了。
正是宽容，方能打开惟一可能通向创造性思维的道路。——Desmond Wilson
从一个漏水的船上往外舀水会分散你划船时的精力
企业内部必须创建这样一种文化：每个人都应付更多超越自己处理限度的事情。同时对于那些未被处理的问题，进行再次协商也是明智的作法。
第12章窍门2：下一步行动
领先的秘密在于开始行动。开始行动的秘密在于把复杂的大宗任务分解成为可以操作的细小工作，然后开始实施第一项内容。——马克吐温
如果缺少了下一步的行动，那么在当前的现实情况下，在你所需要实施的计划中就留下了一种潜在的、巨大的断层。
我是一个年老的人，认识到许许多多的困难和问题。但是，它们中的绝大部分从未发生过。——马克吐温
停止消极的想像总是能够增强你的精力。
无论问题多大、多严峻，你总可以向解决它们的方向迈出小小的一步，来根除掉束手无策的感觉。行动起来吧。——乔治
你清单中和资料堆中的任何事情，要么强烈地吸引着你，要么令人深恶痛绝，中间状态是不存在的。
直到最后一分钟压力逼人时才匆忙地作出决策，这导致了低效和不必要的精神紧张。
一个行动计划面临着风险和代价，但是比起懒散懈怠所导致的长期危险和代价来说，它们要少得多。——J·F·Kennedy
只有在每一个人提高了自己的应变能力之后，团队的效率才会提升。在"知识工作中"，这意味着在前期阶段判定行动方案，而不是拖到后期。
人们总是把自己的问题归咎于环境。我不相信环境，所有在这个世界上出人头地的人都是那些勇于站起来寻找机会的人。如果无法找到，他们就自己创造条件。
——萧伯纳
第13章窍门3：关注结果
明确具体的工作，判定可以解决问题的具体行动，这才是工作效率的最佳境界
我们在不断地创造问题和解决问题。
生活无法为我们提供皆宜更多的快乐：克服重重困难，从成功的台阶攀登上另一个台阶，然后萌发新的意愿，并亲眼目睹它们一一实现。——Dr.Samuel Johnson
挑战就是把高层次的理想目标融入平凡的日常活动中去。最终它们需要同样的思考过程
理想文义者认为，短期的问题无关紧要。愤世嫉俗的人相信，长期的目标没有什么了不起。而现实主义者认定，短期内已经完成的和未完成的工作状况，决定了长期目标的实现——Sidney J. Harris
没有明确任务的展望只是梦想
缺乏前景的任务只是痛苦的劳作。
同时拥有前景和任务才是世界的希望
——英格半萨塞克斯教堂1730
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