Excel与Word套打功能使用技巧及EXCEL数据处理成绩

Excel与Word套打功能使用技巧

婚礼邀请友人参加，就需要写请柬。而且写请柬不但要求字写得端正，还不能有错别字，再加上邀请的朋友多，写请柬就是一个劳累活。这时我们利用Word的套打功能，就会让写请柬的事情变得轻松加愉快了。下面，就让Word帮我们写请柬吧。

    Step1：先用直尺测量一下原始请柬大小为36cm×25cm。打开Photoshop(其他的软件也行，只要能扫描成图片即可)，用最低的分辨率将请柬上要填写内容的那半部分扫描成qj.jpg文档，然后在Photoshop中将qj.jpg文档扩成36cm×25cm。

    Step2：打开Word2003，新建Word文档，在“文件→页面设置”中，设置页面大小为25cm×36cm，边距均为2cm，方向选择“横向”(如图)。

    注意事项：页面设置中一定要这么设，否则A3的打印机是无法纵向打印的。

    Step3：在“格式→背景→填充效果→图片→选择图片”中选择第一步扫描的图片文档qj.jpg作为背景。本步注意事项：页面显示必须为100%，如果不是，背景显示将会错位，影响到后面的对位。

    Step4：在“文件→页面设置”中，调整左边页边距为19.5cm，然后插入一个15行15列的表格。这时可以根据背景请柬中的实际位置，对表格各单元格的大小进行设置及合并。如果表格列数及行数不够或有多余，直接进行增加或删除即可，设置完后，选择整张表格，在“表格属性→表格→边框和底纹→边框”中，将表格边框设为无。本步需要注意的是：调整表格各档大小时，遵循的顺序是从左上至右下，统筹安排，最后再合并单元格。

    Step5：在调整好的表格中，填入要填的内容，设置好字体及大小。如果熟练的话，这步可以与上面调整表格同时进行。本步需要注意的是，对表格填入的内容要有充分的估计，如果填入的内容过多的话，可能会改变表格的大小。还有一点需要说明的是，表格的总大小最好调为刚好一页，这样的话，有利于后面批量打印。

    Step6：用Excel建一文档，将请柬中有变化的数据做成列。本例中，有变化的地方只有呈请的对象及席设的包间不同，因此，我们可以将Excel设置为两列，一列是姓名，一列是席设的包间(如图)，存盘为Data.xls文档。　　

    Step7：加到Word2003中，点击“视图→工具栏→邮件合并”，工具栏上就会出现邮件合并的各项。点击打开数据源，选择刚才建的Data.xls文档，按默认值确定即可。这时可以看到刚才的工具栏都变亮了。将光标移到要插入姓名的地方，然后点击工具栏上的插入域，将需要的域插入相应的表格栏中。同理在席设下面也插入“包间”域。至此全部设置完毕。

    Step8：设置完毕后，我们可以点击工具栏中的“查看合并数据”查看合并效果，然后进行打印，看看打印效果怎么样，如果有偏移，可以通过改变页边距及表格宽窄等来调整。达到满意效果后，我们可以点击“合并到新文档”将所有数据做成要打印的文档，还可以点击“合并到打印机”直接打印出来(如图)。

    至此，一个统一格式可成批打印请柬的方法完成了。如果大家要改数据，可直接在中改，然后重新打开一遍Word文档就OK了。从此例我们也可以得到一个启发，对于很多需要套打的表格等，我们都可以用此办法进行处理。希望本文能对大家有所启示。

   利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息，但批量打印带照片的证书，邮件合并能完成这个要求呢？经过一番摸索、查寻，终于找到办法可以解决了，具体过程如下：
准备工作：准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。。我最常用的是Excel簿，里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:photo文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。
接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下：
1．启动word程序，从菜单栏中选择“工具――邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框；
2．在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套用信函” （如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。
3．在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏
4．然后画好表格填好项目，进行排版、设置纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只包含文字的域。
5．下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：
先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl F9插入一个域，输入“IncludePicture "e:\photo\”（不包含外侧双引号），再按Ctrl F9插入一个域，输入“MergeField "准考证号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是：
{IncludePicture "e:\photo\{MergeField "准考证号"}.jpg"}。（这一步思路很好，用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了）
现在保持光标在域中，按Shift F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。
6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？
别急，保存生成文件（不用关闭文件再打开），按Ctrl A全选，再按F9，哈哈，每位考生对应的照片是不是全出来了。＾＿＾
不对……好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。没关系，全选这个Word文档，然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片，如果还没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新。
图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改：* MERGEFORMAT（注意前面的*是必须的，“*”后面有个空格）。所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为{ INCLUDEPICTURE "e:\photo\{MergeField "准考证号"}.jpg" * MERGEFORMAT }
在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域——OK，这次全都是调整后的格式了。
实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\photo\001.jpg"}，插入准考证域用的是{MergeField "准考证号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\photo\{MergeField "准考证号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求――批量打印照片。
如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文件的情况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦。
建议使用word2000，在word 2003中插入文字域的方法比较烦，在这里不一一表述了。

附："INCLUDEPICTURE"的Word域的用法：
域用法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }
"FileName" ：图形文件的名称和位置。
如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。如{IncludePicture "D:\Documents and Settings\Administrator\桌面\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\邮件合并[url=file://\photo\4220001.jpg]\photo\4220001.jpg[/url]"}
指定路径（路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如C:ManualArtArt 22.gif）时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例如：“C:\Manual\Art\Art 22.gif”
IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。如{IncludePicture "邮件合并[url=file://\photo\4220001.jpg]\photo\4220001.jpg[/url]"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内，那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。
Switches 开关，如下：
c 　　Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有.flt 扩展名，例如，输入picture 表示筛选文件Picture.flt。
d　　图形数据不随文档保存以减小文件长度。
* MERGEFORMAT　　注意前面的*是必须的，“*”后面有个空格，所有域代码都有这个开关，用来保存对域结果进行的格式修改。
注意事项：
1．插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl F9来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。
2．特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：
{IncludePicture " e:\photo\{MergeField "准考证号"}.jpg"}，因为e：前多加了空格。
3．最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码，调文本框的位置即可

    数据处理好帮手——Excel

1. 一、Excel在校园中的使用
2. 1．教师——试卷分析数据统计（考试成绩统计）
3. 2．教师——教育科研数据统计（调查报告、随笔、论文）
4. 3．教育管理——各项管理数据统计

 

1. 二、Excel培训内容
2. 1．输入数据——直接输入、自动填充
3. 2．数据处理——
4. （1） 求和、求平均
5. （2）IF函数（由数值产生等级）
6. （3） 排序（升序、降序）
7. （4） 数据分类汇总、生成图表

 

1. （一）认识Excel
2. （1） 启动Excel：

方法与启动Word、PowerPoint软件一样：

开始→ 程序→ Microsoft Office → Excel

（2） 认识Excel窗口

 

1. （3） 准备工作
   1. 1）关闭“任务格窗”
   2. 2）展开“常用工具栏”＆“格式工具栏”

 

1. （二）直接输入数据

（1）在单元格中直接输入数据——文本（汉字、数字）、数值、日期……

说明：

①文本数据包含汉字文本和数字文本（序号、学号等不需计算或前面带有若干“0”的各种编号）例：编号－“00001”、身份证号－“110106199712150616”。

②数值数据可以计算。

③数据自动对齐方式：文本－左对齐

                    数值－右对齐

                    日期－左对齐

④数值变成数字文本的方法——在数值之前添加一个西文的单引号“’”。

 

（2）自动填充数据（日期、序号）

数字文本、日期等数据可以自动填充

第一，先输入第一个单元格的数据如“’00001”或“星期一”；

第二，选中该单元格，将鼠标光标放置在单元格的右下角，出现黑色十字光标；

第三，向下拖动十字光标，会按照选中的单元格的信息自动填充以下的单元格。

★ 提示：我们可以应用Excel的这种功能快速地进行数据处理。

 

1. （三） 数据处理

（1）数据的选择

操作	目的	表示方法
单击鼠标左键C9	选择1个单元格——C9	C9
单击单元格A1，再按住shift键单击另一单元格D4	选择A1到D4之间的12个连续单元格（区块也可以是1列或一行）	A1：D4? （区块） A1：A9? （一列） B1：H1? （一行）
单击单元格E1，再按住ctrl键单击另一单元格D3、A5、F10	任意选择不连续的单元格E1、D3、A5、F10	E1,D3,A5,F10

（2）求和SUM、求平均AVERAGE

1）连续单元格，可以使用自动求和按钮???

2）非连续单元格使用求和函数SUM

第一：选中结果单元格，单击编辑栏中的函数按钮——

第二：在插入函数对话框中选择求和函数SUM并确定

第三：在“函数参数”对话框中直接输入单元格的名称，并用逗号分隔（或者直接在工作区中选择要求和的单元格）最后确定。

3）求平均值操作方法与求和一样，只不过选择的函数不是SUM而是AVERAGE。

 

（3）IF函数（由数值产生等级）

分数段	等级	函数表达式
<60	待达标	"待达标"
≥60	达标	If (B2>=60, "达标","待达标")
>80	良	IF(B2>80,"良",IF(B2>=60,"达标","待达标"))
>90	优	IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>6=0,"达标","待达标")))
＝100	优＋	IF(B2=100,"优 ",IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>＝60,"达标","待达标"))))

完整的语句：

=IF(B2=100,"优 ",IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>60,"达标","待达标"))))

操作方法：

第一，选中C2单元格，要根据B2单元格中的数值，在C2单元格中显示等级；

第二，单击编辑栏中的函数按钮——fx，选择函数IF；

第三，在“函数参数”对话框中输入判断表达式：

第四，单击“确定”即在C2中生成等级。

第五，选中C2单元格，将光标放置在单元格右下角，出现小黑十字光标向下拖拽鼠标，所有学生的等级即可生成。

★ 提示：If函数可以嵌套多层，实现多重判断。

方法：

第一，将光标放在C2单元格，编辑栏中显示=IF(B2>=60,"达标","待达标")

第二，请选中等号后边的所有内容进行复制；

第三，单击fx按钮，进行第二层判断，输入表达式并将复制的内容粘贴到相应的参数选项内。

第四，依次类推，完成判断。

（4）? 排序（升序、降序）

方法：

第一，选中排序数据A2：D42。

第二，单击“数据”菜单中的“排序选项”

第三，选择“排序”对话框中的主要关键字——“成绩”，实现按成绩排序，选择升序或降序排列，单击“确定”完成。

 

（5）数据分类汇总、生成图表

要想生成图表，我们先要对数据进行分类汇总：

方法：

第一，选中所有内容，单击“数据”菜单中的“分类汇总”选项；

第二，在“分类汇总”对话框中选择“分类字段”为“等级”；“汇总方式”为“计数”；“选定汇总项”为“等级”以及选中“汇总结果显示在下方”最后确定。

第三，在出现的汇总表中只显示统计结果，并将统计结果（等级及人数）复制到空白的单元格中：

第四，选中统计数据，单击“常用工具栏”上的“图表向导”根据提示建立图表。

 

“成绩统计”图表即显示在工作簿中，生成的图表可以应用于Word文档PowerPoint文档中，并且可以随时修改。