这个千禧年当中，目前自愿离职的员工人数比其他几乎所有时候都多。有员工离职的时候，主管会感觉像是肚子被打了一拳，在情绪上和营运上都会感到慌乱。特别是员工突然失联，没任何说明就不来上班，有时还是到任没几天就突然消失，主管这种失去的感受特别严重。
在员工管理方面的畅销书《员工管理必读12篇》中曾提到，只要领导人愿意反省，找出失去这些人的根本原因，那么失去重要员工之类的挫折，就可为组织提供一个重要的学习机会。然而，主管和人资人员常常太忙着做损害控制，因而没有进行深入剖析，以了解发生了什么事，还有他们必须采取哪些改正行动，以避免未来发生同样的状况。
当然，许多组织都有离职面谈流程，表面上来看，这么做应该可以提供深入见解，以协助改善员工留任率。然而，这类面谈即使真的进行得很好，仍有很多缺点。最重要的一点是，如果员工是突然消失和其他的冲动型离职，公司根本还没机会与他们面谈，人就不见了。即使真的进行了离职面谈，研究显示很大比率的员工并不会坦白说出想法。有些即将离开的员工为了留下正面的印象，而在面谈时隐瞒一些重要的回馈意见，还有些人觉得，花时间提供这些资讯是在浪费时间，因为他们认为公司不愿意改变。此外，即将离开的员工可能会觉得，公司对自己这么差，因此不值得让主管知道他们离职的真正原因。总而言之，离职面谈常常没有成效。
那么，组织应如何以更建设性的方式，来回应员工辞职？也就是说，有哪些方式可以把员工流动带来的痛苦，转化为进步的动力？我们研究了数百位辞职员工和最近手下有人辞职的主管，得出以下三个建议：
调查员工是如何辞职的。
员工的辞职方式大致分成七种，从正面的、有建设性的，到负面的、有杀伤力的都有：
感激道别：员工表达感谢之意，并全力配合交接事宜。
毫不隐瞒：员工事先告知主管打算离职。
依据规定：员工离职前依规定通知主管，并解释离职原因。
敷衍了事：员工依规定提辞呈，但不解释原因。
逃避现实：员工以间接方式告知主管要离职，或是让离职消息慢慢传到主管那里。
过河拆桥：员工离职时，对公司展开伤害性的行为
冲动离职：员工不通知就直接离职。
这些离职方式，常反映出这位员工在辞职前，对于公司和主管对待他的方式有什么感受。因此，如果某家公司有许多员工在离职时，都对公司表达谢意，并及早告知公司，就可能表示这个组织有健康的工作环境。另一方面，如果员工往往采取过河拆桥的方式离开，领导人就应把这当成一个讯号，显示该调查这些破坏性方式离职的原因。
要把员工的离职转化为组织学习和进步的一个来源，第一步，是记录这些员工的离职方式，并定期检讨。领导人若是从这些资料中发现一些模式，就可以开始寻找问题的源头。整体来说，员工辞职时是否都会按公司规定进行（“依据规定”类型）？还是员工离职方式有很大差异？未事前告知就离职的人，是否在某些部门出现，或者某类型员工特别容易这么做？某些主管的部属，是否在辞职时总是会事前尽早通知？仔细检视辞职方式，可协助公司明确看出哪些地方做得好，以及哪些地方出了问题。
询问与离职员工最有交情的人有何想法。
尽管很多人都不会明说自己离职的原因，但许多时候，他们的同事可能知道内情，也有意愿告知公司，以帮助公司改进。因此，公司可以找跟离职员工比较亲近的同事私下了解情况，或许就能了解员工离职的动机。这种做法的另一个好处是，仍留在公司的员工，可能因为同事离开而感到失望和困扰，而这种做法可让他们有机会讨论自己的想法跟意见，这也许可以减轻他们的困扰。
当然，有些同事可能会觉得，公司要他们透露这种可能涉及隐私的资讯，等于是要他们背叛朋友。因此，我们建议公司先说明这种询问可能会引发的紧张情况。领导人应该要向员工保证，他们可自由选择是否参与这种谈话，而且向员工清楚说明，公司寻求这些资讯，只是为了改善仍在职员工的体验，以及公司的绩效。如果主管与员工的工作关系良好，这种做法会最有效，因为部属会觉得向上司吐露自己的想法在心理上很安全，不会怕公司报复自己或那位离职的朋友。同样地，如果主管平时就习惯聆听员工心声，并根据员工想法来行事，这类谈话就比较可能会有建设性。
检视员工离职后的动向，并从中学习。
人资人员可以追踪离职员工去了哪里。举例来说，如果有很多人离职后都回到学校，去追求更高的学位，那么公司也许有个机会可改善留任情况，就是为员工提供全额或部分进修补助。如果很多员工离职后回家照顾小孩，也许公司可以提供更广泛的工作与家庭安排方案，让员工有健康的工作与生活平衡。如果很多员工都转往某家竞争对手公司任职，就很值得仔细检视那家公司的文化、员工发展计划、薪酬和福利，以判断你公司的人才为何会流向那家公司。
听到员工说“我要离职”真的很不舒服，但如果能跳脱这种不悦，并利用以证据为基础的方法，以判断人才流失的原因和类型，主管和人资人员就能为公司获得一些有价值的知识。下一次当有员工说打算离职时，你不应把心力放在设法找人替补空缺、尽量减少员工离职造成的冲击，而应花时间思考这位员工辞职的类型、搜集资料以了解他离职的原因，并考量这反映出哪些更广泛的组织问题。随着时间过去，你若善用离职所提供的学习机会（即使是带来最多痛苦的离职），员工自愿离职就会成为主管和公司持续改进的来源。