协同软件 (Collaboration Software) 是指那些以团队协作为目标的协作软件工具，主要包括群组协作管理，如：工作流管理、项目管理等等；各种通信软件，如 E-Mail 、即时通信、 VoIP 等。网络、通信技术的发展和用户全球化等新需求的提出，协同软件概念也赋予了新的含义。可以这样认为：协同办公、协同政务、协同商务等协同应用，以及工作流管理、项目管理、知识管理、信息门户等协同平台，电子邮件、即时通讯、远程视频、流程编辑器等协同工具，组成了我们现在意义上的协同软件。
工作流越来越受重视
协同软件的主要应用需求点，以前集中在邮件通讯、即时消息和日程管理等方面。随着微软 Exchange 和 Outlook 软件被广泛应用，以及近两年腾讯 RTX 、微软 MSN 等即时通讯软件的迅速普及，用户对于协同软件的需求点，已经转向工作流管理，用户应用协同软件的目的，已经由沟通转为 “ 使团队协作工作节点有条不紊推进 ” 。
工作流管理 (Workflow Management, WFM) 是人与计算机共同工作的自动化协调、控制和通讯，在计算机化的业务过程上，通过在网络上运行软件，使所有命令的执行都处于受控状态。在工作流管理下，工作量可以被监督，分派工作到不同的用户达成平衡。工作流管理有时被称为业务流程管理 (BPM ， Business Process Management) ，为了与企业绩效管理 (BPM) 管理区分，这里将业务流程管理划入工作流管理范畴。
据工作流管理联盟 (Workflow Management Coalition ， WFMC) 的定义，工作流管理 (Workflow Management , WFM) 系统通过软件定义、创建工作流并管理其执行
与以往已经被采用的企业 IT 应用体系，例如 MRPII 或 ERP 相比， WFM 是一个相当重要的里程碑。从用户的角度， WFM 带来 ( 或将要带来 ) 的变化是极其强烈的，甚至可以形容为一种用户 “ 梦想 ” 的实现。
工作流管理 WFM 系统是一个真正的 “ 人 - 机 ” 系统，用户是系统中的基本角色，是直接的任务分派对象，他或她可以直接看到电脑针对自己列出的 “ 任务清单 ” ，跟踪每一项任务的状态，或继续一项任务，而不必从一个模块退出，进入另一个模块，搜索相应任务的线索。前者是面向功能或对象的，而后者是直接面向用户的。这样，用户的任务分派和任务的完成状态，可以被最大程度地电脑化和受到控制。
国产工作流系统的主要特点
与国外工作流系统相比较，国产工作流系统在汲取世界先进的工作流管理理念的同时，加入了许多适合中国国情的应用，功能更贴切中国用户的普遍需求，在操作上更加简便、易用，并且结合了信息门户、即时消息等系统的应用。工作流系统往往是协同应用软件的血脉和经络，是调合协同软件各功能模块的重要应用部分，是协同软件实现协同管理的基础。
通过对几家国产协同软件综合分析，国产工作流管理 WFM 系统已经具备与国际主流同类软件相媲美的先进功能，并且具有一些符合中国国情的显著特点，具体如下：
强大的工作流引擎
工作流引擎是工作流管理软件的核心功能，主要用于负责解释、执行各种工作流程，调度、分发和管理任务。
工作流程的自由定义
国产工作流管理 WFM 系统，已经做到任意定义单个员工、部门、事务的工作流程，并且可以定义群组的工作流程。采用流程代码的设定方式，使系统的灵活性和扩展性大大加强。工作流程步骤不受限制，工作流程的事务不受限制。
灵活的组织、员工设定和权限管理
工作流管理 WFM 结合用户管理模块，可以快速定义和修改企业的组织结构、人员协作关系，并设定用户的角色和权限。
以任务为管理线索
所有的工作，都可以分解为单项或者组合任务，每一任务可以自由设定内容。工作流管理 WFM 用户只需打开事件任务中心，就可以查看、管理所有的待办事宜。根据任务的执行情况，可以对任务的责任部分和个人，进行绩效考评和过程改进建议。
多种消息提醒方式
工作流管理 WFM 中的相关消息，包括待办任务、请示批复等消息，可以采用 Email 、系统短消息、手机短讯等方式提醒，并将提醒和处理结果自动反馈到工作流管理数据中去。