PMP12.项目采购管理12.1规划采购管理

12.项目采购管理

• 包括从项目团队外部采购或获取所需产品，服务或成果的各个过程。
• 项目采购管理包括编制和管理协议所需的管理和控制过程，例如，合同、订购单、协议备忘录 (MOA)，或服务水平协议 (SLA)。被授权采购项目所需货物和（或）服务的人员可以是项目团队、管理层或组织。

12.1 规划采购管理 — 记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程。
12.2 实施采购 — 获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。
12.3 控制采购 — 管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。

项目采购管理的核心概念

• 与采购过程相关的重大法律义务和惩罚，通常超出大多数其他的项目管理过程。虽然项目经理不必成为采购管理法律法规领域的专家，但应该对采购过程有足够了解，以便做出与合同及合同关系相关的明智决定。通常情况下，项目经理无权签署对组织有约束力的法律协议，这项工作仅由具备相关职权的人员执行。
• 因应用领域不同，卖方可以是承包商、供货商、服务提供商或供应商；买方可能为最终产品的所有人、分包商、收购机构、服务需求者或购买方。在合同生命周期中，卖方首先是投标人，然后是中标人，之后是签约供应商或供货商。
• 中标人可将所承揽的工作当作一个项目加以管理。在这种情况下：
  • 买方就变成了承包商、供应商及服务提供商的客户，因此也就是卖方的关键项目相关方。
  • 卖方的项目管理团队就需要关注工作执行或服务提供所涉及的所有过程。
  • 对于卖方来说，合同条款和条件以及采购工作说明书 (SOW) 都是其许多管理过程的重要输入。在合同中，可实际列出各种输入（如，主要可交付成果、关键里程碑、成本目标），或者可限制项目团队的选择余地（如，在 IT 整合项目中，关于人员配备的决定往往要征得买方的批准）。另外，采购工作说明书可能使用其他名称，如技术工作说明书。
  • 卖方本身也可能成为更低层级的产品、服务和材料分包商及供应商的买方。
• 本节假设项目所需物品或服务的买方是项目团队，或者是组织内部的某个部门，同时假设卖方是为项目提供物品或服务的一方，且通常来自执行组织外部。在某些项目上，卖方可能是项目执行组织内部但属于项目外部的某个小组或部门。在大型复杂的项目上，卖方可能在授予合同后才成为整合式项目团队的一部分。
• 在小型组织或初创企业，以及未设置购买、合同或采购部门的组织，项目经理可以拥有采购职权，能够直接谈判并签署合同（分散式采购）。在更成熟的组织中，由专设部门开展实际的采购和合同签署工作，即采购、谈判和签署合同（集中式采购）。

---

12.1 规划采购管理

• 是记录项目采购决策，明确采购方法，及识别潜在卖方的过程。

主要作用

• 确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是，则还要确定将在什么时间，以什么方式获取什么货物和服务。
• 货物和服务可从执行组织的其他部门采购，或者从外部渠道采购。
• 本过程仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。
• 应该在规划采购管理过程的早期，确定与采购有关的角色和职责。项目经理应确保在项目团队中配备具有所需采购专业知识的人员。采购过程的参与者可能包括购买部或采购部的人员，以及采购组织法务部的人员。这些人员的职责也应记录在采购管理计划中。
• 典型的步骤可能有：
  • 准备采购工作说明书（SOW）或工作大纲（TOR）（准备招标书）
  • 准备高层级的成本估算，制定预算（制作标底或拦标价）
  • 发布招标广告（发布招标公告）
  • 确定合格卖方的短名单（资格预审）
  • 准备并发布招标文件（出售招标文件）
  • 由卖方准备并提交建议书（投标）
  • 对建议书开展技术（包括质量）评估（评标）
  • 对建议书开展成本评估（评标）
  • 准备最终的综合评价报告（包括质量及成本），选出中标建议书（评标）
  • 结束谈判，买方和卖方签署合同（采购谈判，签订合同）
• 项目进度计划对规划采购管理过程中的采购策略制定有重要影响。在制定采购管理计划时所做出的决定也会影响项目进度计划。在开展制定进度计划过程、估算活动资源过程以及自制或外购决策制定时，都需要考虑这些决定。

---

组织过程资产

• 组织使用的各种合同协议类型也会影响规划采购管理过程中的决策。能够影响规划采购管理过程的组织过程资产包括（但不限于）;
  • 预先批准的卖方清单
    • 经过适当审查的卖方清单可以简化招标所需的步骤，并缩短卖方甄选过程的时间。
  • 正式的采购政策，程序和指南
    • 大多数组织都有正式的采购政策和采购机构。如果没有，项目团队就应该配备相关的资源和专业技能，来实施采购活动。
  • 合同类型
    • 所有法律合同关系通常可分为总价和成本补偿两大类。此外，还有第三种常用的混合类型，即工料合同。具体参考如下：

---

总价合同

• 此类合同为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。这种合同应在已明确定义需求，且不会出现重大范围变更的情况下使用。总价合同的类型包括：
  • 固定总价 (FFP)。FFP是最常用的合同类型。大多数买方都喜欢这种合同，因为货物采购的价格在一开始就已确定，并且不允许改变（除非工作范围发生变更）。
• 总价加激励费用(FPIF)
  • 这种总价合同为买方和卖方提供了一定的灵活性，允许一定的绩效偏离，并对实现既定目标给予相关的财务奖励（通常取决于卖方的成本、进度或技术绩效）。FPIF 合同中会设置价格上限，高于此价格上限的全部成本将由卖方承担。
• 总价加经济价格调整 (FPEPA)
  • 这种合同适用于两种情况：卖方履约期将跨越几年时间，或将以不同货币支付价款。它是总价合同的一种类型，但合同中包含了特殊条款，允许根据条件变化，如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加（或降低），以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。

---

成本补偿合同

• 此类合同向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本（可报销成本），外加一笔费用作为卖方的利润。这种合同适用于：工作范围预计会在合同执行期间发生重大变更。成本补偿合同又可分为：

---

• 成本加固定费用 (CPFF)

  • 为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并向卖方支付一笔固定费用。该费用以项目初始估算成本的某一百分比计列。除非项目范围发生变更，否则费用金额维持不变。

• 成本加激励费用 (CPIF)

  • 为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用。在 CPIF 合同中，如果最终成本低于或高于原始估算成本，则买方和卖方需要根据事先商定的成本分摊比例来分享节约部分或分担超支部分。例如，基于卖方的实际成本，按照80/20 的比例分担（分享）超过（低于）目标成本的部分。

• 成本加奖励费用 (CPAF)

  • 为卖方报销一切合法成本，但只有在卖方满足合同规定的、某些笼统主观的绩效标准的情况下，才向卖方支付大部分费用。奖励费用完全由买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定，并且通常不允许申诉。

---

工料合同（T&M）

• 工料合同（又称时间和手段合同），是兼具成本补偿合同和总价合同特点的混合型合同。这种合同往往适用于：在无法快速编制出准确的工作说明书的情况下扩充人员，聘用专家或寻求外部支持。

---

数据分析

• 包括（但不限于）自制或外购分析。自制或外购分析用于确定某项工作或可交付成果最好由项目团队自行完成，还是应该从外部采购。
• 制定自制或外购决策时应考虑的因素包括；组织当前的资源配置及其技能和能力，对专业技术的需求，不愿承担永久雇用的义务，以及对独特技术专长的需求；还要评估与每个自制或外购决策相关的风险。
• 在自制或外购分析中，可以使用回收期、投资回报率（ROI）、内部报酬率 (IRR)、现金流贴现、净现值（NPV）、收益成本（BCA）或其他分析技术，来确定某种货物或服务是应该在项目内部自制，还是从外部购买。

---

供方选择分析

• 在确定选择方法前，有必要审查项目竞争性需求的优先级。由于竞争性选择方法可能要求卖方在事前投入大量时间和资源，因此，应该在采购文件中写明评估方法，让投标人了解将会被如何评估。常用的选择方法包括：

---

• 最低成本
  • 最低成本法适用于标准化或常规采购。此类采购有成熟的实践与标准，有具体明确的预期成果，可以用不同的成本来取得。
• 仅凭资质
  • 仅凭资质的选择方法适用于采购价值相对较小，不值得花时间和成本开展完整选择过程的情况。买方会确定短名单，然后根据可信度、相关资质、经验、专业知识、专长领域和参考资料选择最佳的投标人。
• 基于质量或技术方案得分
  • 邀请一些公司提交建议书，同时列明技术和成本详情；如果技术建议书可以接受，再邀请它们进行合同谈判。采用此方法，会先对技术建议书进行评估，考察技术方案的质量。如果经过谈判，证明它们的财务建议书是可接受的，那么就会选择技术建议书得分最高的卖方。
• 基于质量和成本
  • 在基于质量和成本的方法中，成本也是用于选择卖方的一个考虑因素。一般而言，如果项目的风险和（或）不确定性较高，相对于成本而言，质量就应该是一个关键因素。
• 独有来源
  • 买方要求特定卖方准备技术和财务建议书，然后针对建议书开展谈判。由于没有竞争，因此仅在有适当理由时才可采用此方法，而且应将其视为特殊情况。
• 固定预算
  • 固定预算法要求在建议邀请书中向受邀的卖方披露可用预算，然后在此预算内选择技术建议书得分最高的卖方。因为有成本限制，所以卖方会在建议书中调整工作的范围和质量，以适应该预算。买方应该确保固定预算与工作说明书相符，且卖方能够在该预算内完成相关任务。此方法仅适用于工作说明书定义精确、预期不会发生变更，而且预算固定且不得超出的情况。

---

采购管理计划

• 包含要在采购过程中开展的各种活动。它应该记录是否要开展国际竞争性招标、国内竞争性招标、当地招标等。如果项目由外部资助，资金的来源和可用性应符合采购管理计划和项目进度计划的规定。
• 采购管理计划可包括以下内容：
  • 如何协调采购与项目的其他工作，例如：项目进度计划制定和控制
  • 开展重要采购活动的时间表。
  • 用于管理合同的采购测量指标。
  • 与采购有关的相关方角色和职责，如果执行组织有采购部，项目团队拥有的职权和受到的限制。
  • 可能影响采购工作的制约因素和假设条件。
  • 司法管辖权和付款货币。
  • 是否需要编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准。
  • 风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目风险。
  • 拟使用的预审合格的卖方（如果有）。
• 根据每个项目的需要，采购管理计划可以是正式或非正式的，非常详细或高度概括的。

---

采购策略

• 一旦完成自制或外购分析，并决定从项目外部渠道采购，就应制定一套采购策略。应该在采购策略中规定项目交付方法，具有法律约束力的协议类型，以及如何在采购阶段推动采购进展。
• 交付方法
  • 对专业服务项目和建筑施工项目，应该采用不同的交付方法。
    • 专业服务项目的交付方法包括：买方或服务提供方不得分包、买方或服务提供方可以分包、买方和服务提供方设立合资企业、买方或服务提供方仅充当代表。
    • 而工业或商业施工项目的交付方法包括（但不限于）：交钥匙式、设计-建造 (DB)、设计-招标-建造 (DBB)、设计-建造-运营 (DBO)、建造-拥有-运营-转让 (BOOT)，及其他。
• 合同支付类型
  • 合同支付类型与项目交付方法无关，需要与采购组织的内部财务系统相协调。它们包括（但不限于）以下合同类型及其变种：总价、固定总价、成本加奖励费用、成本加激励费用、工料、目标成本及其他。
    • 总价合同适用于工作类型可预知、需求能清晰定义且不太可能变更的情况；
    • 成本补偿合同适用于工作不断演进、很可能变更或未明确定义的情况；
    • 激励和奖励费用可用于协调买方和卖方的目标。
• 采购阶段
  • 采购策略也可以包括与采购阶段有关的信息，这种信息可能包括：
    • 采购工作的顺序安排或阶段划分，每个阶段的描述，以及每个阶段的具体目标；
    • 用于监督的采购绩效指标和里程碑；
    • 从一个阶段过渡到下一个阶段的标准；
    • 用于追踪采购进展的监督和评估计划；
    • 向后续阶段转移知识的过程。

---

招标文件

• 招标文件用于向潜在卖方征求建议书。如果主要依据价格来选择卖方（如购买商业或标准产品时），通常就使用标书、投标或报价等术语；如果其他考虑因素（如技术能力或技术方法）至关重要，则通常使用建议书之类的术语。具体使用的采购术语也可能因行业或采购地点而异。
• 取决于所需的货物或服务，招标文件可以是信息邀请书、报价邀请书、建议邀请书，或其他适当的采购文件。使用不同文件的条件如下：
• 信息邀请书 (RFI)
  • 如果需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息，就使用信息邀请书。随后一般还会使用报价邀请书或建议邀请书。
• 报价邀请书 (RFQ)
  • 如果需要供应商提供关于将如何满足需求和（或）将需要多少成本的更多信息，就使用报价邀请书。
• 建议邀请书 (RFP)
  • 如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书。这是最正式的“邀请书”文件，需要遵守与内容、时间表，以及卖方应答有关的严格的采购规则。
• 买方拟定的采购文件不仅应便于潜在卖方做出准确、完整的应答，还要便于买方对卖方应答进行评价。采购文件会包括规定的应答格式、相关的采购工作说明书，以及所需的合同条款。
• 采购文件的复杂和详细程度应与采购的价值及相关的风险相符。采购文件既需要具备足够详细的信息，以确保卖方做出一致且适当的应答，同时它又要有足够的灵活度，让卖方为满足相同的要求而提出更好的建议。

---

采购工作说明书

• 依据项目范围基准，为每次采购编制工作说明书（SOW），仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。工作说明书会充分详细地描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果。根据采购品的性质、买方的需求，或拟采用的合同形式，工作说明书的详细程度会有较大不同。工作说明书的内容包括：规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期间、工作地点和其他要求。
• 采购工作说明书应力求清晰、完整和简练。它需要说明所需的附加服务，例如，报告绩效，或对采购品的后续运营支持。在采购过程中，应根据需要对工作说明书进行修订，直到它成为所签协议的一部分。
• 对于服务采购，可能会用“工作大纲 (TOR)”这个术语。与采购工作说明书类似，工作大纲通常包括以下内容：
  • 承包商需要执行的任务，以及所需的协调工作；
  • 承包商必须达到的适用标准；
  • 需要提交批准的数据；
  • 由买方提供给承包商的，将用于合同履行的全部数据和服务的详细清单（若适用）；
  • 关于初始成果提交和审查（或审批）的进度计划。

---

供方选择标准

• 在确定评估标准时，买方要努力确保选出的建议书将提供最佳质量的所需服务。供方选择标准可包括（但不限于）：
  • 能力和潜能；
  • 产品成本和生命周期成本；
  • 交付日期；
  • 技术专长和方法；
  • 具体的相关经验；
  • 用于响应工作说明书的工作方法和工作计划；
  • 关键员工的资质、可用性和胜任力；
  • 公司的财务稳定性；
  • 管理经验；
  • 知识转移计划，包括培训计划。

---

自制或外购决策

• 通过自制或外购分析，做出某项特定工作最好由项目团队自己完成，还是需要从外部渠道采购的决策。

---

独立成本估算

• 对于大型的采购，采购组织可以自行准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本估算，并将其作为评价卖方报价的对照基准。如果二者之间存在明显差异，则可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊，或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。

---

图片引用自PMBOK和乐凯课件

---