PMP4.项目整合管理4.6实施整体变更控制

4.6 实施整体变更控制

• 实施整体变更控制是审查所有变更请求，批准变更，管理对可交付成果，项目文件和项目管理计划的变更。并对变更处理结果进行沟通的过程
• 本过程审查对项目文件，可交付成果或项目管理计划的所有变更请求，并决定对变更请求的处置方案。
• 本过程的主要作用使确保对项目中已记录在案的变更做综合评审。如果不考虑变更对整体项目目标或计划的影响就开展变更，往往会加剧整体项目风险。
• 本过程需要在整个项目期间开展。
• 实施整体变更控制过程贯穿项目始终，项目经理对此承担最终责任。
• 变更请求可能影响项目范围，产品范围以及任一项目管理计划组件或任一项目文件。
• 在整个项目生命周期的任何时间，参与项目的任何相关方都可以提出变更请求。
• 在基准确定之前，变更无需正式受控于实施整体变更控制过程。一旦确定了项目基准，就必须通过本过程来处理变更请求。
• 每个项目的配置管理计划应规定哪些项目工件受控于配置控制程序。对配置要素的任何变更都应该提出变更请求，并经过正式控制。
• 尽管也可以口头提出，但所有变更请求都必须以书面形式记录，并纳入变更管理和（或）配置管理系统中。
• 在批准变更之前，可能需要了解变更对进度的影响和对成本的影响。
• 在变更请求可能影响任一项目基准的情况下，都需要开展正式的整体变更控制过程。
• 每项记录在案的变更请求都必须由一位责任人批准，推迟或否决，这个责任人通常使项目发起人或项目经理。
• 应该在项目管理计划或组织程序中指定这位责任人，必要时，应该由变更控制委员会（CCB）来开展实施整体变更控制过程。
• CCB是一个正式组成的团体，负责审查，评价，批准，推迟或否决项目变更，以及记录和传达变更处理决定。
• 变更请求得到批准后，可能需要新编（或修订）成本估算，活动排序，进度日期，资源需求和（或）风险应对方案分析，这些变更可能要求调整项目管理计划和其他项目文件。
• 某些特定的变更请求，在CCB批准之后，可能还需要得到客户或发起人的批准，当然除非它们本身就是CCB的成员。
• 本过程只会审批，管理变更，不会提出变更请求，（只处理变更，不生产变更）。
  

项目管理计划

• 变更管理计划
  • 为管理变更控制过程提供指导，并记录变更控制委员会（CCB）的角色和职责
  • 这里简单来理解就是每个公司都有自己的变更管理设计的框架，比如：怎么走变更流程，审批人有哪些，什么情况下走变更申请，申请人对应的职位是哪些，综合起来大致就是这些，然后有个文档告诉你这些。
• 配置管理计划
  • 描述项目的配置项，识别应记录和更新的配置项，以便保持项目产品的一致性和有效性。
  • 这里简单理解为，跟技术相关，比如改某些配置项的参数，每次改动都有记录，形成一个整体的版本迭代，就向GitHub那样每次提交代码都有记录，而且还可以回退等操作。

工作绩效报告

• 对实施整体变更控制过程特别有用的工作绩效报告包括：资源可用情况，进度和成本数据，挣值报告，燃烧图或燃尽图。

变更请求

• 对于会影响项目基准的变更，通常应该在变更请求中说明执行变更的成本、所需的计划日期修改、资源需求以及相关的风险。这种变更应由 CCB（如有）和客户或发起人审批，除非他们本身就是 CCB 的成员。只有经批准的变更才能纳入修改后的基准。
• 向变更请求的提出者了解变更的具体内容或变更的原因，告知变更的流程，防止不必要的变更。
• 如果确认了必须变更就需要走以下5步流程：
  • 1.记录
    • 书面记录变更请求；项目经理书面记录变更日志，或要求变更提出者提交书面的变更请求。
  • 2.评估
    • 充分了解变更，评估变更带来的影响；与相关的相关方沟通评估出的影响。
  • 3.提交
    • 提交责任人审批；注意，这里的提交是指”项目经理“将变更请求和评估的结果提交给CCB。
  • 4.更新
    • 不管变更通过还是不通过，必须更新变更日志；如果变更通过，更新项目管理计划（文件）；
  • 5.通知
    • 应将变更的结果通知相关（受影响）的相关方。

事业环境因素

• 能够影响实施整体变更控制过程的事业环境因素包括（但不限于）：
  • 法律限制，例如国家或地区法规；
  • 政府或行业标准（如产品标准、质量标准、安全标准和工艺标准）；
  • 法律法规要求和（或）制约因素；
  • 组织治理框架（通过安排人员、制定政策和确定过程，以结构化的方式实施控制、指导和协调，以实现组织的战略和运营目标）；
  • 合同和采购制约因素。

组织过程资产

• 能够影响实施整体变更控制过程的组织过程资产包括（但不限于）：
  • 变更控制程序，包括修改组织标准、政策、计划和程序（或任一项目文件）所须遵循的步骤，以及如何批准和确认变更；
  • 批准与签发变更的程序；
  • 配置管理知识库，包括组织标准、政策、程序和项目文件的各种版本及基准。

变更控制工具

• 为了便于开展配置和变更管理，可以使用一些手动或自动化的工具。配置控制重点关注可交付成果及各个过程的技术规范，而变更控制则着眼于识别、记录、批准或否决对项目文件、可交付成果或基准的变更。

• 工具的选择应基于项目相关方的需要，包括考虑组织和环境情况和（或）制约因素。工具应支持以下配置管理活动：

  • 一识-识别配置项（规划）
    • 识别与选择配置项，从而为定义与核实产品配置、标记产品和文件、管理变更和明确责任提供基础。
  • 二记-记录并报告配置项状态（执行）
    • 关于各个配置项的信息记录和报告。
  • 三审-进行配置项核实与审计（监控）
    • 通过配置核实与审计，确保项目的配置项组成的正确性，以及相应的变更都被登记、评估、批准、跟踪和正确实施，从而确保配置文件所规定的功能要求都已实现。

• 工具还应支持以下变更管理活动：

  • 识别变更
    • 识别并选择过程或项目文件的变更项。
  • 记录变更
    • 将变更记录为合适的变更请求。
  • 做出变更决定
    • 审查变更，批准、否决、推迟对项目文件、可交付成果或基准的变更或做出其他决定。
  • 跟踪变更
    • 确认变更被登记、评估、批准、跟踪并向相关方传达最终结果。

• 也可以使用工具来管理变更请求和后续的决策，同时还要格外关注沟通，以帮助变更控制委员会的成员履行职责，以及向相关方传达决定。

会议

• 与变更控制委员会（CCB）一起召开变更控制会。变更控制委员会负责审查变更请求，并做出批准、否决或推迟的决定。大部分变更会对时间、成本、资源或风险产生一定的影响，因此，评估变更的影响也是会议的基本工作。此外，会议上可能还要讨论并提议所请求变更的备选方案。最后，将会议决定传达给提出变更请求的责任人或小组。
• CCB 也可以审查配置管理活动。应该明确规定变更控制委员会的角色和职责，并经相关方一致同意后，记录在变更管理计划中。CCB 的决定都应记录在案，并向相关方传达，以便其知晓并采取后续行动

批准的变更请求

• 由项目经理、CCB或指定的团队成员，根据变更管理计划处理变更请求，做出批准、推迟或否决的决定。批准的变更请求应通过指导与管理项目工作过程加以实施。对于推迟或否决的变更请求，应通知提出变更请求的个人或小组。
• 以项目文件更新的形式，在变更日志中记录所有变更请求的处理情况。

项目管理计划更新

• 项目管理计划的任一正式受控的组成部分，都可通过本过程进行变更。对基准的变更，只能基于最新版本的基准且针对将来的情况，而不能变更以往的绩效。这有助于保护基准和历史绩效数据的严肃性和完整性。

项目文件更新

• 正式受控的任一项目文件都可在本过程变更，通常本过程更新的一种项目文件是变更日志，变更日志用于记录项目期间发生的变更。
• 用来记录项目过程中出现的变更，被否决的变更请求也应该记录在变更日志中。